„Sapiens“ streso matavimo duomenų privatumo politika ir atitiktis reglamentams

Atnaujinta: 2026 m. spalio 12 d.

Pastaba: šis vertimas parengtas automatiškai ir skirtas tik informacijai. Teisiškai privaloma yra tik versija anglų kalba.

Trumpai

Duomenų privatumas (sąrašas nėra baigtinis, išsami informacija pateikiama toliau)

„Sapiens“ įsipareigoja saugoti jūsų privatumą ir asmens duomenis. Mūsų privatumo praktika atitinka Europos Sąjungos Bendrąjį duomenų apsaugos reglamentą (BDAR). Prieš pradėdami bendradarbiauti su B2B klientais ne ES valstybėse, patikriname dvigubą atitiktį, t. y. ir B2B kliento šalies reikalavimus.

Jūsų duomenys (turimi omenyje duomenų subjekto duomenys) apsaugoti griežta prieigos kontrole, pseudonimizavimu ir pažangiomis saugumo priemonėmis, o laikomi saugiai ES esančiuose serveriuose.

Asmens tapatybę nustatantys duomenys neperduodami darbdaviui ar nesusijusioms trečiosioms šalims.

Dalyvių duomenis tvarko ir saugo „Sapiens Health & Performance GmbH“ Vokietijoje. Plaukų ir (arba) seilių mėginių laboratorinius tyrimus atlieka „Dresden Lab Services GmbH“ (Vokietija). Mėginiai (seilių mėgintuvėliai ir plaukų ėmimo priemonės) iš anksto paženklinti atsitiktiniu dalyvio ID, kad būtų užtikrintas atsekamumas. Duomenų subjektui (arba „Sapiens“ ar Kliento darbuotojams) surinkus seilių ir (arba) plaukų mėginius, jie siunčiami į laboratoriją be asmens tapatybę nustatančios informacijos, tik su atsitiktiniu dalyvio ID. „Sapiens“ gauna laboratorinių tyrimų rezultatus, susietus tik su atsitiktiniu dalyvio ID. „Sapiens“ visus dalyvių duomenis tvarko ir saugo „Microsoft Azure“ ES regionuose, taikydama šifravimą perduodant ir saugant duomenis bei prieigos kontrolę, tinkamą jautriems sveikatos duomenims. Individualios ataskaitos duomenų subjektams (dalyviams) siunčiamos el. paštu kaip slaptažodžiu apsaugoti PDF failai. Vienkartinis slaptažodis siunčiamas atskirai SMS žinute arba per „WhatsApp“, kad sumažėtų neteisėtos prieigos rizika. Kai kurie darbdaviai leidžia naudoti tik SMS. Tokiose programose „WhatsApp“ nenaudojamas. Dalyviai neturi „Sapiens“ paskyros, prisijungimo ar internetinio portalo. Visi duomenys renkami su anoniminiu dalyvio ID. Rezultatus dalyviai gauna tik kaip užšifruotą PDF failą ir per rezultatų aptarimo pokalbį.

Asmens tapatybę nustatantys duomenys neperduodami jūsų darbdaviui ir neatskleidžiami išorės šalims kaip identifikuojami duomenys, nebent davėte aiškų sutikimą arba to reikalauja įstatymai.

Išorės paslaugų teikėjai (pvz., laboratorija, apklausų platforma) duomenis tvarko naudodami tik atsitiktinius dalyvių ID (pvz., „IDHDHK“) ir iš „Sapiens“ negauna jūsų vardo, el. pašto adreso ar kitų asmens tapatybę nustatančių duomenų.

Prieš rinkdami su sveikata susijusią informaciją, gauname jūsų aiškų sutikimą, kurį galite bet kada atšaukti. Jūsų sveikatos ir matavimų duomenis ištriname arba anonimizuojame po 24 mėnesių, nebent susitarta kitaip. Darbdavių programose visi programos duomenys ištrinami pasibaigus sutarčiai su Klientu arba po 24 mėnesių. Sąskaitos faktūros ir apskaitos įrašai saugomi atskirai, Vokietijos mokesčių ir komercinės teisės nustatytais privalomais saugojimo terminais.

Kiti reguliavimo atitikties aspektai (sąrašas nėra baigtinis, išsami informacija pateikiama toliau)

„Sapiens“ yra sveikatingumo ir gyvenimo būdo paslauga. Ji nenustato diagnozių, neatlieka klinikinio vertinimo, neskiria gydymo ir neišrašo receptų.

Mūsų paslaugos sukurtos taip, kad pagal taikomus teisės aktus nebūtų laikomos medicinos praktika ar reglamentuojama medicinine veikla.

‍‍Seilių, plaukų ir kiti biologiniai mėginiai siunčiami per „DHL Express“ arba kaip „DHL Packages“ siuntiniai (ne vokuose), naudojant privalomą trigubą pakuotę pagal IATA skysčių gabenimo taisykles, ir pažymimi „Exempt Human Specimen“ (išimtinis žmogaus mėginys).

Pagal Pavojingų krovinių taisyklių (Dangerous Goods Regulations) 3.6.2.2.3.8 punktą, šiuos „Exempt Human Specimen“ mėginius galima siųsti iš daugumos šalių į Vokietijos laboratoriją, nes tikimybė, kad juose yra patogenų, yra minimali. Prieš sudarant sutartis su Klientais už ES/EEE ribų, peržiūrimi vietos teisės aktai.

Mėginiai iš anksto paženklinti atsitiktiniu dalyvio ID, kad būtų užtikrintas atsekamumas. Seilių mėginius surenka patys dalyviai. Plaukų mėginius gali surinkti patys dalyviai, „Sapiens“ darbuotojai arba, jei susitarta, Kliento darbuotojai pagal „Sapiens“ nurodymus. Kiekvienas saugojimo grandinės etapas (surinkimas, užsandarinimas, perdavimas siųsti, gavimas, priėmimas laboratorijoje) registruojamas saugojimo grandinės žurnale.

Ši politika taikoma, nesvarbu, ar „Sapiens Diagnostics“ įsigijote tiesiogiai kaip privatus asmuo, ar dalyvaujate per savo darbdavį. Kai skyriuje minimas Klientas, turimas omenyje darbdavys arba organizacija. Jei paslaugą įsigijote tiesiogiai, tie skyriai jums netaikomi. Bet kuriuo atveju jūsų individualūs rezultatai niekada neperduodami darbdaviui.

Sąvokos

„Klientas“: Asmuo arba organizacija, sudariusi sutartį su „Sapiens“ dėl Paslaugos teikimo, kuriai naudojama Kliento nurodytų Duomenų subjektų asmeninė ir matavimų informacija.

„Duomenų subjektas“: Asmuo, kurio informaciją „Sapiens“ naudoja Paslaugai teikti: savęs vertinimo, seilių ir plaukų matavimų, širdies ritmo matavimų duomenis ir kitą asmeninę informaciją. Šiame dokumente žodis „Jūs“ vartojamas duomenų subjektui įvardyti. Sąvokos „Duomenų subjektas“, „Jūs“, „dalyvis“ ir „mūsų Paslaugos naudotojas“ vartojamos kaip lygiavertės. „Sapiens“ paslaugų naudotojas gali būti duomenų subjektas B2B arba B2C kontekste. Individualus naudotojas gali būti B2B kliento darbuotojas (mokantis arba nemokantis naudotojas), su B2B klientu susijęs naudotojas (pvz., išorinis programos dalyvis, mokantis arba nemokantis) arba B2C klientas (mokantis naudotojas).

„Paslauga“: „Sapiens“ teikiami personalizuoti sveikatingumo ir veiklos gerinimo sprendimai, įskaitant individualių sveikatos duomenų, pvz., savęs vertinimo atsakymų ir fiziologinių matavimų (pvz., seilių, plaukų, širdies ritmo duomenų), rinkimą ir analizę, taip pat individualias konsultacijas ir grupinius seminarus, kaip nurodyta Kliento ir „Sapiens“ sutartyje.

‍

Duomenų privatumo principai

Atitiktis BDAR: „Sapiens“ įsipareigoja saugoti jūsų privatumą ir asmens duomenis. Mūsų privatumo praktika atitinka Europos Sąjungos Bendrąjį duomenų apsaugos reglamentą (BDAR).
Dviguba atitiktis: B2B klientams už ES/EEE ribų „Sapiens“ prieš sudarydama sutartį patikrina ne tik atitiktį BDAR, bet ir atitiktį atitinkamiems vietos duomenų apsaugos reikalavimams.
Kontrolė: Jūs (individualūs naudotojai) kontroliuojate savo duomenis. Jūs sprendžiate, kuo dalytis, ir turite teisę perkelti savo duomenis kitam paslaugų teikėjui (duomenų perkeliamumas) bei teisę prašyti juos pašalinti iš mūsų sistemų (teisė reikalauti ištrinti duomenis).
Tikslinis duomenų tvarkymas: Asmens duomenys tvarkomi tam, kad galėtume teikti personalizuotą savijautos ir veiklos analizę bei konsultacijas. Renkame tik tuos duomenis, kurie būtini mūsų produktams ir paslaugoms teikti, ir nesaugome nereikalingos informacijos.
Duomenų saugumas: Jūsų duomenys apsaugoti griežta prieigos kontrole ir pažangiomis saugumo priemonėmis, todėl prie jų gali prieiti tik įgalioti darbuotojai, turintys teisėtą tikslą. Duomenys šifruojami perduodant ir saugant, o laikomi Europos Sąjungoje esančiuose serveriuose. Individualios ataskaitos siunčiamos el. paštu kaip slaptažodžiu apsaugoti PDF failai. Vienkartinis slaptažodis siunčiamas atskirai SMS žinute arba per „WhatsApp“, kad sumažėtų neteisėtos prieigos rizika. Kai kurie darbdaviai leidžia naudoti tik SMS. Tokiose programose „WhatsApp“ nenaudojamas.
Pseudonimizavimas: Trečiosios šalys (pvz., analizės laboratorija ir apklausų platforma) niekada negauna iš „Sapiens“ asmens tapatybę nustatančios informacijos. Vietoj to duomenys tvarkomi naudojant atsitiktinius pseudoniminius dalyvių ID (pvz., „DFDIGH“). Dalyvių ID yra atsitiktiniai ir neturi jokios informacijos apie asmenį. Pakartotinio identifikavimo raktas (ID ↔ vardo / el. pašto susiejimas) saugomas atskirai, prieiga prie jo griežtai ribojama: jį gali matyti tik dalyviui paskirtas treneris ir „Sapiens“ vadovybė. Logistikos darbuotojai mato tik vardą, el. pašto adresą ir pristatymo adresą, bet niekada nemato matavimų duomenų. Techniniai darbuotojai prie tapatybės duomenų prieina tik spręsdami technines problemas. Kiekvienas dalyvis turi vieną trenerį. Visi kiti „Sapiens“ komandos nariai dirba už informacinių barjerų ir neturi prieigos prie identifikuojamų dalyvių duomenų.
Saugumo priemonės: Taikome konfidencialumo, vientisumo ir prieinamumo kontrolės priemones, tinkamas jautriems sveikatos duomenims: šifravimą perduodant ir saugant, vaidmenimis pagrįstą prieigos kontrolę, kelių veiksnių autentifikavimą, audito žurnalų vedimą, pakartotinio identifikavimo rakto atskyrimą nuo matavimų duomenų, galinių įrenginių šifravimą ir dokumentuotas reagavimo į incidentus procedūras.
Aiškus sutikimas: Prieš rinkdami ar tvarkydami bet kokius su sveikata susijusius asmens duomenis, skaidriu būdu gauname jūsų aiškų sutikimą. Pateikiame išsamią informaciją apie tai, kaip bus tvarkomi jūsų duomenys, ir jūs bet kada visiškai kontroliuojate savo sutikimą. Savanoriškumas darbdavio finansuojamose programose: dalyvavimas ir sutikimas yra savanoriški. Jei nesutinkate, kad būtų tvarkomi jūsų sveikatos duomenys, galite atsisakyti dalyvauti be jokių neigiamų pasekmių darbo santykiams. Jūsų darbdavys negauna iš „Sapiens“ jūsų individualių identifikuojamų duomenų, nebent duodate atskirą aiškų sutikimą.
Asmens duomenys neperduodami darbdaviui: Be jūsų sutikimo neperduodame jūsų duomenų niekam, taip pat ir jūsų darbdaviui. Anonimizuotas apibendrintas ataskaitas galime teikti tik apie grupes, kuriose yra daugiau nei 20 dalyvių, be pogrupių.
Duomenų saugojimas ir reguliari peržiūra: Asmens tapatybę nustatančius duomenis saugome iki 24 mėnesių nuo paskutinės jūsų sąveikos su mumis, reguliariai peržiūrime ir ištriname nebereikalingus ar nebeaktualius duomenis. Darbdavių programose visi programos duomenys ištrinami pasibaigus sutarčiai su Klientu arba po 24 mėnesių.
Anonimizuoti duomenys moksliniams tyrimams: „Sapiens“ neperduoda individualių duomenų trečiosioms šalims. Duomenys moksliniams tyrimams naudojami tik tada, kai (i) tyrimui gautas reikiamas etikos komisijos pritarimas, jei jo reikia, ir (ii) dalyvis davė atskirą aiškų sutikimą dėl mokslinių tyrimų. Moksliniams tyrimams naudojami anonimizuoti arba apibendrinti duomenų rinkiniai, juose nėra vardų ar tiesiogiai identifikuojančios informacijos.
Jūsų teisės: Turite teisę susipažinti su savo duomenimis, juos ištaisyti, ištrinti, apriboti jų tvarkymą arba juos perkelti. Kai taikoma, taip pat galite bet kada atšaukti savo sutikimą.
Įsipareigojimas tobulėti: Nuolat peržiūrime ir tobuliname savo privatumo praktiką, o apie visus pakeitimus informuojame savo svetainėje.

Duomenų valdytojas

Duomenų valdytojas yra:
Sapiens Health & Performance GmbH („Sapiens“)
Dinxperloer Straße 365
46399 Bocholt
Vokietija

Su duomenų valdytoju („Sapiens“) galima susisiekti el. paštu support@be-sapiens.com arba telefonu +49 172 88 66 434.

„Sapiens“ yra savarankiškas individualių dalyvių duomenų valdytojas teikiant Paslaugą ir tvarko juos remdamasi kiekvieno dalyvio aiškiu sutikimu. Dalyvavimas yra savanoriškas, sutikimą galima bet kada atšaukti, o atsisakymas neturi jokių pasekmių darbo santykiams. Paslaugų teikėjai, pvz., „Dresden Lab Services GmbH“ ir „Firstbeat“, veikia kaip duomenų tvarkytojai, priklausomai nuo konkrečios tvarkymo veiklos. Klientai (pvz., darbdaviai ar universitetai) yra veiklos partneriai ir negauna asmens tapatybę nustatančių dalyvių duomenų, nebent dalyvis duoda atskirą aiškų sutikimą. Jei Klientas ir „Sapiens“ kartu nustato mokslinių tyrimų tikslus ir priemones, taikomas atskiras bendrų duomenų valdytojų susitarimas ir atskiras sutikimo dėl mokslinių tyrimų procesas.

Kai Klientas nerenka mėginių, netvarko dalyvių duomenų, neturi prieigos prie jų ir neatlieka mokslinių tyrimų, Klientas veikia tik kaip veiklos / reklamos partneris. Tokiu atveju Klientas nėra nei dalyvių duomenų tvarkytojas, nei duomenų valdytojas ir negauna iš „Sapiens“ individualiai identifikuojamų duomenų. Kliento vaidmuo apsiriboja reklama ir logistikos koordinavimu, be prieigos prie „Sapiens“ sistemų ar atskirų dalyvių rezultatų.

Jei Klientas renka plaukų mėginius arba padeda vykdyti veiklą vietoje pagal dokumentuotus „Sapiens“ nurodymus, Klientas (arba jo paskirti darbuotojai) šioje ribotoje veikloje veikia kaip duomenų tvarkytojas ir privalo pasirašyti Duomenų tvarkymo sutartį (DTS) bei konfidencialumo įsipareigojimus. Klientas privalo laikytis „Sapiens“ protokolų, įskaitant pseudonimizavimą, saugų tvarkymą ir saugojimo grandinės registravimą.

Jei Klientas ir „Sapiens“ kartu nustato mokslinių tyrimų tikslus ir priemones, taikomas atskiras bendrų duomenų valdytojų susitarimas, o moksliniai tyrimai atliekami tik: (i) gavus reikiamus etikos komisijos pritarimus, jei jų reikia, ir (ii) gavus atskirą aiškų dalyvio sutikimą dėl mokslinių tyrimų. Mokslinių tyrimų rezultatams naudojami anonimizuoti arba apibendrinti duomenų rinkiniai, juose nėra vardų ar tiesiogiai identifikuojančios informacijos.

‍

Duomenų tvarkymo tikslas ir teisinis pagrindas

Asmens duomenys tvarkomi tam, kad veiktų pagrindinės Paslaugos funkcijos, įskaitant naudotojų aptarnavimą. Pagrindinė Paslaugos paskirtis yra pateikti personalizuotą analizę, kaip gyvenimo būdo veiksniai veikia įvairius savijautos aspektus.

Paslaugai teikti naudojami Duomenų subjekto seilių ir plaukų matavimai, Klientui paprašius ir kiti biologiniai mėginiai, pvz., kraujo tyrimai, taip pat širdies ritmo matavimai ir savęs vertinimo duomenys.

Paslauga taip pat apima tiesioginį asmeninį „Sapiens“ trenerio grįžtamąjį ryšį kiekvienam Duomenų subjektui. Paslaugą paprastai sudaro pseudonimizuota grįžtamojo ryšio ataskaita Duomenų subjektui apie jo bendrą savijautą ir personalizuota ataskaitos konsultacija su „Sapiens“ treneriu. Paslauga taip pat gali apimti Kliento grupinius seminarus, kuriuose rodomi neidentifikuojami, apibendrinti ir anonimizuoti duomenys, jei to pageidauja Klientas ir jei tai atitinka dalyvių interesus (taikomos apibendrintų duomenų perdavimo sąlygos, žr. toliau). Išsami Paslaugos informacija pateikiama Kliento ir „Sapiens“ sutartyje. Asmens duomenys, pvz., el. pašto adresas, telefono numeris ir vardas, taip pat naudojami Paslaugos aptarnavimui ir „Sapiens“ bei Duomenų subjekto bendravimui. Jei taikomi teisės aktai reikalauja Duomenų subjekto sutikimo tvarkyti kai kuriuos šiame dokumente aprašytus asmens duomenis (pvz., sveikatos duomenis, t. y. vadinamuosius specialių kategorijų duomenis), sutikimas gaunamas tinkamu būdu.

Tai galima padaryti, pavyzdžiui, pažymint atskirą sutikimo langelį apklausoje arba kitu konkrečiu veiksmu ar pareiškimu, patvirtinančiu sutikimą. Nedavus sutikimo, gali būti neįmanoma suteikti konkrečios Paslaugos. „Sapiens“ naudoja dalyvių duomenis Paslaugai teikti. Bet koks papildomas naudojimas mokslinių tyrimų tikslais yra neprivalomas ir vykdomas tik gavus atskirą aiškų sutikimą dėl mokslinių tyrimų ir, kai reikia, etikos komisijos pritarimą. Mokslinių tyrimų rezultatams naudojami anonimizuoti arba apibendrinti duomenų rinkiniai, todėl atskirų dalyvių identifikuoti neįmanoma.

Sveikatos ir biožymenų duomenų pateikimas nėra įstatymų nustatyta prievolė. Tačiau jei nepateiksite minimalių būtinų duomenų (pvz., mėginių ir (arba) atsakymų į klausimyną) arba nesutiksite, kad būtų tvarkomi jūsų sveikatos duomenys, „Sapiens“ negalės parengti jūsų personalizuotos ataskaitos ar suteikti visos Paslaugos.

Asmens duomenų tvarkymo teisiniai pagrindai pagal BDAR (6 ir 9 straipsniai):

(1) Paskyros / administracinius duomenis (pvz., vardą, el. pašto adresą, programos administravimo duomenis) „Sapiens“ tvarko visų pirma tam, kad įvykdytų paslaugų sutartį ir teiktų pagalbą (Art. 6(1)(b) BDAR), o kai taikoma, kad įvykdytų teisines prievoles (Art. 6(1)(c)).

(2) Su sveikata susijusius ir kitus specialių kategorijų duomenis (pvz., biožymenų rezultatus, klausimynuose pateiktą sveikatos informaciją) „Sapiens“ tvarko tik gavusi jūsų aiškų sutikimą (Art. 9(2)(a) BDAR), remdamasi atitinkamu sutikimu kaip teisėtu pagrindu (Art. 6(1)(a)).

(3) Kai ribotą duomenų kiekį tvarkome saugumo, sukčiavimo prevencijos, paslaugų gerinimo ir teisinių reikalavimų gynimo tikslais, remiamės teisėtais interesais (Art. 6(1)(f)) ir taikome griežtas apsaugos priemones bei duomenų kiekio mažinimo principą.

Sutikimą galite atšaukti bet kada. Atšaukimas neturi įtakos iki atšaukimo vykdyto duomenų tvarkymo teisėtumui.

‍

Asmens duomenų saugojimo laikotarpis

Jūsų sveikatos ir matavimų duomenis ištriname arba anonimizuojame praėjus 24 mėnesiams nuo paskutinės jūsų sąveikos su mumis. Darbdavių programose visi programos duomenys ištrinami pasibaigus sutarčiai su Klientu arba po 24 mėnesių. „Sapiens“ ištrynimą patvirtina raštu. Kai įmanoma, pakartotinio identifikavimo raktą ištriname anksčiau, taip anonimizuodami likusius užkoduotus matavimų duomenis, ir galime saugoti tik apibendrintus arba anonimizuotus duomenų rinkinius. Sąskaitos faktūros, užsakymų įrašai ir kiti apskaitos dokumentai saugomi atskirai, Vokietijos mokesčių ir komercinės teisės nustatytais privalomais saugojimo terminais, o vėliau ištrinami. Šiuose įrašuose yra jūsų atsiskaitymo duomenys ir informacija apie tai, ką įsigijote. Juose nėra jūsų matavimų rezultatų. Pasibaigus taikomam saugojimo laikotarpiui, „Sapiens“ ištrina arba negrįžtamai anonimizuoja duomenis pagal dokumentuotus saugojimo grafikus ir teisės aktų reikalavimus.

‍

Asmens duomenų rūšys

Duomenų subjektų grupė: Paslaugoje tvarkomi dalyvaujančių Duomenų subjektų asmens duomenys. Paprastai „Sapiens“ Klientas yra organizacija, kuriai atstovauja Duomenų subjektai, ir Klientas nustato Duomenų subjektų grupę.

Įprasti duomenys: Klientas pateikia kiekvieno Paslaugoje dalyvaujančio Duomenų subjekto vardą, pavardę ir el. pašto adresą. „Sapiens“ tapatybės duomenis saugo „Microsoft Azure“ ES. Dalyviai neturi „Sapiens“ paskyros, prisijungimo ar internetinio portalo. Kitus asmens duomenis Duomenų subjektai pateikia patys per savęs vertinimo apklausą, savarankiškai imdami mėginius arba naudodamiesi matavimo prietaisais. Teikdami Paslaugą, Klientas arba „Sapiens“ gali papildomai rinkti informaciją iš Duomenų subjektų. Informacija taip pat sukuriama analitiškai, vykdant „Sapiens“ veiklą.

Duomenų bazėje yra ši informacija (dalis jos arba visa) apie Duomenų subjektus. Prieš pateikdami šiuos duomenis, Duomenų subjektai duoda sutikimą ir susipažįsta su „Sapiens“ duomenų privatumo politika. Duomenų subjektai patys pasirenka, ar pateikti toliau nurodytus duomenis, ir neprivalo jų pateikti.

Vardas ir pavardė
El. pašto adresas
Telefono numeris: slaptažodžiui siųsti SMS žinute arba per „WhatsApp“ tvarkome jūsų mobiliojo telefono numerį ir pranešimų pristatymo metaduomenis, kad ataskaitos slaptažodį galėtume išsiųsti atskiru kanalu.
Gimimo metai, lytis
Informacija apie Klientą (pvz., Duomenų subjekto darbdavį), pvz., įmonės pavadinimas

Visi pirmiau nurodyti duomenys saugomi atskirai nuo toliau aprašytų su sveikata susijusių duomenų, kurie saugomi tik su atsitiktiniu dalyvio ID (pvz., DHDIKL)

Su atsitiktiniais dalyvių ID saugomi duomenys:

Jautri sveikatos informacija, jei Duomenų subjektas nusprendžia ją pateikti:
- 1. Standartinis „Sapiens Diagnostics“ rinkinys. Įtrauktas į kiekvieną programą.
  - Kortizolio matavimo rezultatai iš seilių
  - Steroidų (kortizolio, kortizono, testosterono, DHEA) ir endokanabinoidų (AEA, 1/2 AG, OEA, SEA, PEA) matavimai iš plaukų
  - EKG matavimo širdies ritmo ir širdies ritmo variabilumo duomenys, įskaitant atsigavimo ir miego įverčius
  - Užmigimo laikas, miego trukmė ir miego ritmas, kurį sudaro daugelis miego laikotarpių
- 2. Mokslinis savęs vertinimas. Įtrauktas į kiekvieną programą, ir tik tai, ką patys nusprendžiate mums pasakyti.
  - Suvokiamas stresas ir suvokiamas atsparumas
  - Suvokiami su darbu susiję stresoriai
  - Suvokiamas gyvenimo būdas ir įpročiai, įskaitant mitybą, fizinį aktyvumą ir dėmesio reguliavimą
  - Lėtinės ir ūminės ligos, vaistai ir moterų sveikatos būklės
  - Virškinimo trakto, imuninės sistemos ar raumenų ir kaulų sistemos simptomai
  - Nervingumas ir emocinė savijauta
- 3. Papildomi pasirenkami tyrimai. Neįeina į standartinį rinkinį. Šie duomenys tvarkomi tik tada, jei šiuos tyrimus pasirenkate užsakydami kaip privatus klientas, o darbdavio ar organizacijos programoje tik tada, jei darbdavys jų konkrečiai paprašė ir dėl to atskirai susitarta. Daugumoje darbdavių programų kraujo tyrimai, gliukozės stebėsena, mikrobiomo tyrimai ir visi kiti papildomi tyrimai neįtraukti, todėl ši politikos dalis jūsų programai gali būti netaikoma. Jei tam tikro tyrimo neatliekate, jo duomenų netvarkome.
  - Kraujo rodikliai iš namuose paimto kapiliarinio kraujo: MTL cholesterolis, DTL cholesterolis, trigliceridai, hs-CRB, albuminas, vitaminas B12, vitaminas D, feritinas, transferinas ir TSH
  - Žarnyno mikrobiomo sudėtis, nustatyta sekvenuojant išmatų mėginyje esančių bakterijų DNR, įskaitant įvairovę ir pusiausvyrą. Jūsų žmogaus DNR nesekvenuojame ir neanalizuojame
  - Nuolatiniai gliukozės matavimai per visą nešiojimo laikotarpį, įskaitant išvestines vertes, pvz., vidutinę gliukozės koncentraciją, gliukozę nevalgius, gliukozę prieš miegą, gliukozės svyravimus ir šuolių pobūdį
  - Informacija iš ankstesnių tyrimų, kurią nusprendžiate mums pateikti, pvz., lipidų ar gliukozės kraujyje rezultatai
Be to, bendra su sveikatingumu ir fiziniu aktyvumu susijusi informacija, pvz., aptiktos treniruotės, žingsnių skaičius ir treniruočių poveikis.
Dienoraščio įrašai, jei Duomenų subjektas juos sukuria matavimo laikotarpiu „Firstbeat“ programėlėje, pvz., alkoholio vartojimas, paties užfiksuoti jam svarbūs ir įdomūs įvykiai bei dienoraščio įrašų savęs vertinimai.
Kita informacija, kurią Duomenų subjektas pateikia „Sapiens“ per Paslaugą ar kitu būdu (pvz., atsakydamas į „Sapiens“ klausimynus)
Informacija apie sutikimus tvarkyti duomenis Paslaugoje
Rezultatų ataskaita su nustatytais tiksliniais veiksmais, parengta Duomenų subjektui remiantis duomenų analize
Kita informacija, gauta su Duomenų subjekto sutikimu

Automatizuota analizė (be teisinių ar klinikinių sprendimų): „Sapiens“ naudoja automatizuotus metodus (pvz., scenarijus ir vertinimo modelius) užkoduotiems biožymenų ir klausimynų duomenims apdoroti bei su sveikatingumu susijusioms įžvalgoms ir ataskaitoms parengti. Ši analizė nesukelia teisinių ar panašiai reikšmingų pasekmių ir nėra medicininė diagnozė ar sprendimas dėl gydymo. Rezultatus per aptarimą peržiūri ir paaiškina treneris.

‍

Duomenų apsaugos principai

Teikdama Paslaugą, „Sapiens“ taiko technines ir organizacines priemones, skirtas apsaugoti jautrius su sveikata susijusius duomenis, įskaitant griežtą prieigos kontrolę, pseudonimizavimą, šifravimą ir incidentų valdymą.

Pagrindiniai principai

Duomenų kiekio mažinimas: Renkame ir tvarkome tik tuos duomenis, kurių reikia Paslaugai teikti (matavimų logistikai, analizei, ataskaitoms ir rezultatų aptarimui).
Tikslo apribojimas: Jūsų duomenis naudojame jūsų sveikatingumo ataskaitai parengti ir koučingo paslaugoms teikti. Bet kokiam papildomam tikslui (pvz., moksliniams tyrimams) reikia atskiro sutikimo ir (kai to reikalaujama) etikos komisijos pritarimo.
Pseudonimizavimas nuo pat projektavimo: Matavimų duomenys ir biologiniai mėginiai tvarkomi naudojant atsitiktinius dalyvių ID. Išorės paslaugų teikėjai gauna ID, o ne vardus.
Prieigos ribojimas: Prie duomenų gali prieiti tik įgalioti „Sapiens“ darbuotojai, kuriems jie reikalingi Paslaugai teikti, taikant vaidmenimis pagrįstą prieigos kontrolę.

Tapatybės duomenų ir matavimų duomenų atskyrimas

Tapatybės duomenys (pvz., vardas, el. paštas; pasirinktinai telefono numeris slaptažodžiui gauti) ir
Matavimų duomenys (laboratorinių tyrimų rezultatai, apklausų atsakymai)

Paštu siunčiami mėginiai ir matavimo prietaisai neturi jokių asmens duomenų, pagal kuriuos būtų galima nustatyti Duomenų subjekto tapatybę, ir jokios buvimo vietos informacijos. Matavimų duomenys saugomi ir tvarkomi su atsitiktiniu dalyvio ID. Pakartotinio identifikavimo raktas (ID ↔ vardas / el. paštas) saugomas atskirai, prieiga prie jo ribojama: jį gali matyti tik dalyviui paskirtas treneris ir „Sapiens“ vadovybė, kad galėtų bendrauti su dalyviu ir aptarti rezultatus. Logistikos darbuotojai mato tik vardą, el. pašto adresą ir pristatymo adresą, bet niekada nemato matavimų duomenų. Techniniai darbuotojai prie tapatybės duomenų prieina tik spręsdami technines problemas. Širdies ritmo stebėjimo prietaiso („Firstbeat“) duomenys tvarkomi pagal „Firstbeat“ (duomenų tvarkytojo) privatumo politiką. Standartiškai „Sapiens“ suteikia „Firstbeat“ programėlei anoniminį ID ir el. pašto adresą, kad duomenų atskyrimo principas būtų taikomas ir „Firstbeat“ širdies ritmo stebėsenai. Dalyviai gali pasirinkti naudoti savo el. pašto adresą.

Saugumo priemonės

„Sapiens“ užtikrina, kad visos duomenų sistemos ir kompiuterinė įranga būtų pakankamai apsaugotos tinkamomis techninėmis priemonėmis, įskaitant ugniasienes, slaptažodžius, asmeninius naudotojų ID ir darbuotojų saugumo mokymus.

„Sapiens“ baigia ISO 27001 sertifikavimą, kurį planuojama užbaigti 2027 m. pirmąjį ketvirtį, o savo sistemas sukūrė laikydamasi BDAR ir HIPAA saugumo principų. Dalyvių duomenys niekada nenaudojami dirbtinio intelekto modeliams mokyti. Konkrečiai, „Sapiens“ taiko su sveikata susijusiems duomenims tinkamas saugumo priemones, įskaitant:

Šifravimas perduodant ir saugant duomenims, saugomiems ES esančioje „Microsoft“ infrastruktūroje („Microsoft 365“ ir „Azure“). „Sapiens“ duomenų bazės pasiekiamos tik per privatų „Azure“ tinklą.
Kelių veiksnių autentifikavimas (MFA) kiekvienoje „Sapiens“ sistemoje, kurioje laikomi dalyvių duomenys. Tik individualūs prisijungimai, jokių bendrų paskyrų.
Vaidmenimis pagrįsta prieigos kontrolė ir mažiausių privilegijų principas.
Audito žurnalai ir prieigos prie jautrių sistemų bei duomenų rinkinių stebėsena. B2B Klientai, jų auditoriai ir priežiūros institucijos gali audituoti įrašus, sistemas ir darbuotojus, kaip sutarta sutartyje.
Galinių įrenginių sauga (pvz., įrenginių šifravimas ir saugios prieigos praktika darbuotojams, tvarkantiems jautrius duomenis).
Reagavimo į incidentus procesas apimantis incidentų registravimą ir eskalavimą. Apie bet kokį faktinį ar įtariamą asmens duomenų saugumo pažeidimą B2B Klientams pranešama per 48 valandas. Kai to reikalauja teisės aktai, atitinkamai priežiūros institucijai pranešama per 72 valandas, įskaitant UK Information Commissioner’s Office (ICO), jei tai susiję su JK dalyviais.

Duomenų tvarkytojai

Paslaugai teikti „Sapiens“ naudojasi išorės paslaugų teikėjais, kurie mūsų vardu veikia kaip duomenų tvarkytojai. Teikėjai, tvarkantys jūsų mėginius, apklausos atsakymus ar laboratorinių tyrimų rezultatus, niekada negauna jūsų tapatybės duomenų. Viskas, ką „Sapiens“ jiems siunčia, pažymėta tik jūsų atsitiktiniu šešių raidžių dalyvio ID, niekada ne jūsų vardu, el. pašto adresu, telefono numeriu ar kitu tiesioginiu identifikatoriumi. Šie teikėjai yra: „Dresden Lab Services GmbH“, Vokietija (seilių ir plaukų mėginių analizė); „Probatix Health GmbH“, Bismarckstraße 10-12, 10625 Berlin, Vokietija (kraujo mėginių ėmimas namuose ir kraujo rodiklių analizė; šis teikėjas papildomai gauna jūsų gimimo metus ir lytį, kad būtų galima taikyti tinkamas referencines vertes); „BIOMES 4.0 GmbH“, Schwartzkopffstr. 1, 15745 Wildau, Vokietija (žarnyno mikrobiomo analizė); „Dexcom Deutschland GmbH“, Rotterdamer Platz 10, 55120 Mainz, Vokietija (nuolatinė gliukozės stebėsena, kai „Sapiens“ monitorių užregistruoja jūsų šešių raidžių ID); ir „Typeform“, Ispanija, ES atsakymų duomenų centras (savęs vertinimo apklausa tik su jūsų šešių raidžių ID). „Firstbeat“, Suomija, tvarko jūsų EKG ir širdies ritmo variabilumo duomenis su jūsų šešių raidžių ID. Jei nuspręsite susikurti savo „Firstbeat“ programėlės paskyrą naudodami asmeninį ar darbo el. pašto adresą, o ne mūsų galimą suteikti pseudonimizuotą adresą, „Firstbeat“ tuos paskyros duomenis tvarko pagal savo privatumo pranešimą.

Keli teikėjai neišvengiamai tvarko jūsų kontaktinius duomenis, nes jų reikia, kad galėtume su jumis susisiekti. Kiekvienas jų naudojamas tik tada, kai atitinkama paslaugos dalis jums taikoma, ir kiekvienas gauna tik tiek duomenų, kiek būtina jo užduočiai atlikti:

„Microsoft Teams“ (standartiškai) arba „Zoom Video Communications“ (rezultatų aptarimai vaizdo skambučiu): standartiškai naudojama „Microsoft Teams“. Kai kurie darbdaviai vietoj jos reikalauja naudoti „Zoom“. Abi platformos perduoda tik tiesioginį skambutį ir negauna jokių matavimų duomenų ar ataskaitų.
„Microsoft 365“ ir „Azure“, ES regionai West Europe (Nyderlandai), Germany West Central (Frankfurtas) ir North Europe (Airija), prieglobai ir vidiniam duomenų tvarkymui.
SMS arba „WhatsApp“: naudojama tik vienkartiniam jūsų ataskaitos slaptažodžiui išsiųsti, bet niekada ne pačiai ataskaitai. Jei darbdavys leidžia naudoti tik SMS, „WhatsApp“ nenaudojamas.

Nė vienas iš šių teikėjų negauna jūsų mėginių, laboratorinių tyrimų rezultatų, matavimų duomenų ar ataskaitos turinio. Standartiškai visi duomenų tvarkytojai yra įsikūrę ES ir duomenis tvarko ES. „WhatsApp“ („Meta“) gali tvarkyti duomenis už ES ribų ir nenaudojamas, jei darbdavys leidžia naudoti tik SMS. Jei Klientas reikalauja naudoti „Zoom“ (Jungtinės Valstijos) arba konkrečiai prašo trenerio ar moderatoriaus už ES ribų, tai daroma tik gavus išankstinį rašytinį Kliento sutikimą ir taikant Europos Komisijos standartines sutarčių sąlygas (su JK priedu, kai taikoma JK teisė), sudarytas per teikėjo duomenų tvarkymo sutartį. Šios priemonės taikomos kartu su kitose šios politikos dalyse aprašytomis apsaugos priemonėmis, visų pirma pseudonimizavimu ir griežtu jūsų tapatybės atskyrimu nuo jūsų matavimų duomenų.

Jei nenorite naudoti „Zoom“, praneškite mums prieš pirmąjį susitikimą, ir rezultatų aptarimą surengsime per „Microsoft Teams“.

Šie teikėjai pasitelkiami pagal tinkamas sutartines sąlygas (pvz., duomenų tvarkymo sutartis, kai jų reikia). Paprastai:

Laboratorinė analizė („Dresden Lab Services GmbH“): Laboratorinių tyrimų rezultatų failus „Dresden Lab Services GmbH“ perduoda „Sapiens“ saugiais kanalais, o jie pseudonimizuojami naudojant dalyvių ID (kartu su laboratoriniais duomenimis „Sapiens“ neperduodami jokie vardai ar kiti asmens identifikatoriai). Jei naudojamas el. paštas, priedai turi būti užšifruoti, o prieiga prie jų suteikiama tik įgaliotiems darbuotojams.
Apklausų rinkimas („Typeform“): Apklausos pildomos naudojant atsitiktinius dalyvių ID. „Sapiens“ nesiunčia apklausų teikėjui vardų ar el. pašto adresų apklausos atsakymų duomenų rinkiniui.
EKG / ŠRV teikėjas („Firstbeat“): „Firstbeat“ gali tvarkyti tam tikrus duomenis kaip „Sapiens“ duomenų tvarkytojas (pvz., su ID susietus matavimų duomenis) ir gali veikti kaip savarankiškas duomenų valdytojas, kai pagal savo privatumo pranešimą tvarko programėlės paskyros / registracijos duomenis, jei dalyviai susikuria paskyrą. Standartiškai „Sapiens“ suteikia „Firstbeat“ programėlei anoniminį ID ir el. pašto adresą. Dalyviai gali pasirinkti naudoti savo el. pašto adresą.
Bendravimas dėl rezultatų aptarimo (vaizdo skambučiai): El. paštas naudojamas bendrauti su dalyviu, pvz., suplanuoti sveikatingumo ataskaitos aptarimo pokalbį. „Sapiens“ sąmoningai neatskleidžia šiose sistemose nereikalingos informacijos ir taiko prieigos kontrolę susitikimų nuorodoms bei failams. Rezultatų aptarimai standartiškai vyksta per „Microsoft Teams“. Kai kurie darbdaviai pagal savo IT taisykles vietoj jos reikalauja naudoti „Zoom“. Nė viena platforma negauna matavimų duomenų ar ataskaitų.
Teikėjai, naudojami tik papildomiems pasirenkamiems tyrimams. Toliau nurodyti trys teikėjai pasitelkiami tik tada, kai atitinkamą papildomą tyrimą pasirinkote kaip privatus klientas arba kai darbdavys jo konkrečiai paprašė ir dėl to atskirai susitarta. Daugumoje darbdavių programų šie tyrimai neįtraukti ir šie teikėjai nenaudojami. Jie nėra standartinio „Sapiens Diagnostics“ pasiūlymo dalis ir netvarko jokių duomenų apie dalyvius, kurie šių tyrimų neatlieka.
Kraujo mėginių ėmimas ir analizė („Probatix Health GmbH“): Jei užsisakote kraujo tyrimų paketą, namuose naudojamą mėginio ėmimo rinkinį ir laboratorinę analizę tvarko „Probatix Health GmbH“, Bismarckstraße 10-12, 10625 Berlin, Vokietija. Jūsų mėginys ir rezultatai pažymėti jūsų atsitiktiniu šešių raidžių dalyvio ID kartu su jūsų gimimo metais ir lytimi, kurių laboratorijai reikia, kad galėtų taikyti tinkamas referencines vertes. „Probatix“ iš „Sapiens“ negauna jūsų vardo, el. pašto adreso ar telefono numerio.
Žarnyno mikrobiomo analizė („BIOMES 4.0 GmbH“): Jei užsisakote mikrobiomo tyrimą, išmatų mėginį analizuoja „BIOMES 4.0 GmbH“, Schwartzkopffstr. 1, 15745 Wildau, Vokietija, sekvenuodama mėginyje esančių bakterijų DNR. Jūsų mėginys ir rezultatai pažymėti tik jūsų atsitiktiniu šešių raidžių dalyvio ID. „BIOMES“ iš „Sapiens“ negauna jūsų vardo, el. pašto adreso ar telefono numerio. Jūsų žmogaus DNR nesekvenuojama ir neanalizuojama.
Nuolatinė gliukozės stebėsena („Dexcom Deutschland GmbH“): Jei užsisakote gliukozės stebėseną, monitorių ir jo programėlę „Sapiens“ užregistruoja „Dexcom Deutschland GmbH“, Rotterdamer Platz 10, 55120 Mainz, Vokietija, naudodama jūsų atsitiktinį šešių raidžių dalyvio ID. „Dexcom“ iš „Sapiens“ negauna jūsų vardo, el. pašto adreso ar telefono numerio.

Saugus individualių ataskaitų pristatymas

Individualios ataskaitos pateikiamos kaip slaptažodžiu apsaugoti PDF failai ir siunčiamos el. paštu. Slaptažodis perduodamas atskiru kanalu (vienkartinis slaptažodis SMS žinute arba per „WhatsApp“; jei darbdavys leidžia naudoti tik SMS, „WhatsApp“ nenaudojamas), kad sumažėtų neteisėtos prieigos rizika, jei el. pašto dėžutė būtų pažeista. Jei pageidaujate kito pristatymo būdo ar kanalo, galite paprašyti alternatyvos, jei tokia yra. Ataskaitos rengiamos ir tikrinamos be vardų, jose nurodomas tik jūsų dalyvio ID.

Toliau pateiktoje schemoje apžvelgiamas duomenų srautas kartu su pasirinktomis techninėmis ir organizacinėmis duomenų apsaugos priemonėmis (sąrašas nėra baigtinis, nes vizualizacija papildo šiame dokumente pateiktą aprašymą):

‍
Asmens duomenų perdavimas

Be Duomenų subjekto sutikimo asmens duomenys negali būti perduodami už „Sapiens“ ribų taip, kad juos būtų galima identifikuoti, išskyrus šias išimtines aplinkybes: jei to reikalauja valstybės ar priežiūros institucijos ar teismo sprendimas arba privalomi teisės aktai, arba jei tai kitaip būtina siekiant užkirsti kelią teisės aktų, naudojimo sąlygų ar gerosios praktikos pažeidimams ar juos tirti, arba apsaugoti „Sapiens“ teises.

Be aiškaus atskiro Duomenų subjekto sutikimo Duomenų subjektų asmens duomenys Klientui neperduodami. (Pastaba: jei Duomenų subjektas pats perka Paslaugą sau, jis kartu yra ir Klientas, todėl, žinoma, gauna savo asmens duomenis.)

„Sapiens“ tvarko ir saugo dalyvių duomenis „Azure“ serveriuose ES. Jei dalyviai yra už ES/EEE ribų, jų duomenys perduodami į ES, kur juos tvarko ir saugo „Sapiens“. „Sapiens“ neperduoda asmens tapatybę nustatančių duomenų trečiosioms šalims. Trečiosios šalys, kai taikoma, gauna tik atsitiktinius pseudoniminius dalyvių ID (pvz., laboratoriniams tyrimams ir apklausoms tvarkyti).

EKG / ŠRV analizei dalyviai užsiregistruoja „Firstbeat“ programėlėje ir sutinka su „Firstbeat“ privatumo sąlygomis. Standartiškai jie naudoja „Sapiens“ suteiktą anoniminį ID ir el. pašto adresą, todėl „Firstbeat“ sunkiau juos identifikuoti. Dalyviai gali pasirinkti naudoti savo el. pašto adresą.

Pristatymo kanalai: Paslaugai teikti „Sapiens“ gali bendrauti su dalyviais el. paštu ir ataskaitą siunčia kaip slaptažodžiu apsaugotą PDF failą. Vienkartinis slaptažodis siunčiamas atskirai SMS žinute arba per „WhatsApp“. Kai kurie darbdaviai leidžia naudoti tik SMS. Tokiose programose „WhatsApp“ nenaudojamas. Dalyviai turėtų užtikrinti, kad turi prieigą prie pasirinktų kanalų, ir apsaugoti savo įrenginius bei paskyras.

Apibendrintų rezultatų perdavimas: jei dalyvis ir Klientas sutinka, „Sapiens“ gali perduoti apibendrintus rezultatus Klientui ir (arba) dalyvių grupei tik tada, kai grupė yra pakankamai didelė (daugiau nei 20 dalyvių, be pogrupių) ir apibendrinti duomenys pateikiami taip, kad nebūtų galima atsekti konkrečių asmenų. Dalyviai gali atsisakyti būti įtraukti į apibendrintus rezultatus. Apibendrinti rezultatai perduodami tik tada, kai yra aiškiai apibrėžtas tikslas, pvz., gilesnės įžvalgos Klientui ir dalyviams. Dalyviai visada gali atsisakyti, ir tada jų duomenys į apibendrintus duomenis neįtraukiami. Apibendrinti rezultatai pristatomi programos dalyviams, pvz., per vebinarus, o Klientui tik tada, jei dėl to aiškiai susitarta.

Duomenų subjektas pagal ES Bendrąjį duomenų apsaugos reglamentą (BDAR) turi teisę susipažinti su savo asmens duomenimis, juos keisti arba prašyti juos pakeisti, o tam tikromis aplinkybėmis ir teisę prašyti ištrinti asmens duomenis. Todėl Duomenų subjektas turi teisę prašyti „Sapiens“ be nepagrįsto delsimo ištaisyti netikslius ar neteisingus asmens duomenis. Duomenų subjektas turi teisę prašyti be nepagrįsto delsimo ištrinti jo duomenis, pavyzdžiui, kai asmens duomenys nebėra reikalingi pradiniais tikslais, kai asmens duomenys buvo tvarkomi neteisėtai arba kai Duomenų subjektas atšaukia sutikimą tvarkyti duomenis ir nėra kito teisinio pagrindo juos tvarkyti.

Duomenų subjektas turi teisę prašyti „Sapiens“ apriboti duomenų tvarkymą tam tikrais atvejais, įskaitant atvejus, kai Duomenų subjektas ginčija duomenų tikslumą arba kai duomenų tvarkymas yra neteisėtas. Tam tikromis aplinkybėmis Duomenų subjektas taip pat turi teisę nesutikti, kad jo duomenys būtų tvarkomi.

Tam tikromis aplinkybėmis Duomenų subjektas gali turėti teisę prašyti perkelti asmens duomenis iš vienos sistemos į kitą. Kai asmens duomenys tvarkomi remiantis sutikimu, Duomenų subjektas taip pat turi teisę bet kada atšaukti sutikimą.

„Sapiens“ siekia, kad visi ginčai dėl asmens duomenų tvarkymo pirmiausia būtų sprendžiami taikiai tarp šalių. Duomenų subjektas taip pat turi teisę pateikti skundą kompetentingai priežiūros institucijai, visų pirma ES valstybėje narėje, kurioje yra jūsų nuolatinė gyvenamoji vieta, darbo vieta arba įtariamo pažeidimo vieta. „Sapiens“ (Bocholt, Vokietija) atveju kompetentinga institucija paprastai yra Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, Vokietija, el. paštas: poststelle@ldi.nrw.de, telefonas: +49 211 38424-0.

Prašymus susipažinti su asmens duomenimis, juos pakeisti ar ištrinti reikia pateikti „Sapiens“ asmeniškai, pasirašytu laišku arba kitu panašiai patvirtintu dokumentu, kad „Sapiens“ galėtų įsitikinti, jog prašymą teikiantis asmuo turi teisę tai daryti. Prašymą galima pateikti el. paštu, jei jis siunčiamas iš el. pašto adreso, užregistruoto naudojantis paslauga. „Sapiens“ gali tekti nustatyti Duomenų subjekto tapatybę ir paprašyti papildomos informacijos, kad galėtų įvykdyti tokius prašymus.

Norėdami pasinaudoti bet kuria iš šių teisių, susisiekite su mumis adresu support@be-sapiens.com.

Šis asmens duomenų tvarkymo aprašymas atnaujintas 2026 m. spalio 12 d. „Sapiens“ stebi su asmens duomenų tvarkymu susijusių teisės aktų ir priežiūros institucijų nurodymų pokyčius, toliau tobulina paslaugą, todėl pasilieka teisę keisti šį aprašymą.

‍

Tarpvalstybinio duomenų perdavimo teisinis pagrindas ir atitiktis kelių jurisdikcijų reikalavimams

„Sapiens Health & Performance GmbH“ yra Vokietijos įmonė, taikanti BDAR kaip pagrindinę atitikties sistemą. Kai Klientas (tik B2B Klientų atveju) arba dalyviai yra už ES/EEE ribų, „Sapiens“ atlieka dokumentuotą dvigubos atitikties vertinimą, kad užtikrintų, jog duomenų tvarkymas ir perdavimas atitinka ir BDAR, ir atitinkamos jurisdikcijos ar jurisdikcijų taikomus vietos privatumo ir duomenų apsaugos įstatymus.

Sutikimas ir teisiniai pagrindai: „Sapiens“ remiasi aiškiu sutikimu, kai tvarko su sveikata susijusius ar specialių kategorijų duomenis ir kai juos naudoja bet kokiems neprivalomiems moksliniams tyrimams. Sutikimas gaunamas naudojant dokumentuotą „Sapiens“ sutikimo formą, saugomas „Microsoft Azure“ ES ir gali būti bet kada atšauktas. Tvarkydama su sveikata nesusijusius administracinius duomenis (pvz., paskyros ir programos administravimo), „Sapiens“ remiasi sutarties vykdymu ir (arba) teisinėmis prievolėmis, atsižvelgiant į situaciją. Sutikimo atšaukimas neturi įtakos iki atšaukimo vykdyto duomenų tvarkymo teisėtumui.

Tarpvalstybinis duomenų perdavimas: Kai dalyviai yra už ES/EEE ribų, jų duomenys perduodami į ES ir tvarkomi ES. Perduodant duomenis iš trečiųjų šalių į ES, „Sapiens“ taiko jurisdikciją atitinkančias apsaugos priemones ir dokumentaciją. Priklausomai nuo vietos teisinių reikalavimų ir perdavimo scenarijaus, „Sapiens“ gali taikyti, be kita ko: (i) tinkamumu grindžiamus perdavimo būdus, kai juos pripažįsta vietos teisė, (ii) sutartines apsaugos priemones (pvz., standartines sutarčių sąlygas ar lygiaverčius dokumentus) ir (arba) (iii) aiškų dalyvio sutikimą dėl tarpvalstybinio perdavimo, kai jo reikia. „Sapiens“ mažina tarpvalstybinio perdavimo riziką užtikrindama, kad trečiosios šalys gautų tik atsitiktinius dalyvių ID, o ne asmens tapatybę nustatančius duomenis, išskyrus atvejus, kai tam duotas aiškus sutikimas arba to reikalauja teisės aktai. JK dalyviams „Sapiens“ taiko JK BDAR ir JK 2018 m. Duomenų apsaugos įstatymą (Data Protection Act 2018). JK ir ES pripažįsta viena kitos duomenų apsaugą tinkama. Priklausomai nuo dalyvių buvimo vietos, „Sapiens“ skiria atstovą JK pagal JK BDAR Art. 27. Dalyviai gali pateikti skundą „Sapiens“ arba UK Information Commissioner’s Office (ICO). Kiekvieno skundo gavimą patvirtiname per 30 dienų.

Atitikties veiksmai prieš sudarant sutartį (taikoma bet kokiam bendradarbiavimui už ES/EEE ribų): Prieš sudarydama sutartį su Klientu už ES/EEE ribų, „Sapiens“ atlieka ir dokumentuoja šiuos veiksmus, kai jie taikytini:

Nustatyti visas susijusias jurisdikcijas (Kliento buvimo vietą, dalyvių buvimo vietą, duomenų tvarkymo vietą, subtvarkytojų buvimo vietas).
Susisteminti duomenų kategorijas (administraciniai duomenys, sveikatos ar specialių kategorijų duomenys, biologiniai mėginiai) ir tvarkymo tikslus.
Patvirtinti vietos taisykles dėl sveikatos ar kitų jautrių duomenų tvarkymo (sutikimo reikalavimus, informavimo reikalavimus, mokslinių tyrimų taisykles, registracijos reikalavimus, tarptautinio perdavimo apribojimus).
Nustatyti pagal vietos teisę reikalingus teisėtus duomenų perdavimo mechanizmus ir juos įgyvendinti (įskaitant sutartis ir dokumentaciją).
Patvirtinti ir įgyvendinti reikiamas sutartines struktūras (duomenų valdytojo ir tvarkytojo susitarimus, konfidencialumo ir saugumo įsipareigojimus, incidentų valdymą).
Patikrinti, ar išorės duomenų tvarkytojai ir subtvarkytojai atitinka saugumo ir privatumo reikalavimus ir ar juos saisto tinkamos duomenų tvarkymo sąlygos.
Parengti galutinius dalyviams skirtus pranešimus ir sutikimo formas, įskaitant informaciją apie tarpvalstybinį duomenų perdavimą.
Patvirtinti duomenų saugojimo ir ištrynimo planą, reagavimo į incidentus planą ir pasirengimą auditui pagal vietos reikalavimus

Papildomos priemonės atitikčiai reglamentams užtikrinti

Toliau aprašyti principai, kuriais užtikrinama „Sapiens“ paslaugų atitiktis reglamentams, apimantiems daugiau nei duomenų privatumo reikalavimus.

Visi rezultatai yra informacinio ir koučingo pobūdžio, juose pateikiamas perspėjimas, kad tai nėra medicininė konsultacija. Jūsų rezultatus su jumis aptaria jums paskirtas „Sapiens“ sveikatos treneris. Kai kurie mūsų treneriai yra licencijuoti gydytojai. „Sapiens“ komandoje jie visi dirba sveikatos treneriais: interpretuoja jūsų matavimus, paaiškina fiziologiją ir sudaro jūsų protokolą. Jie nediagnozuoja, negydo ir neskiria vaistų, neišrašo receptų ar nedarbingumo pažymėjimų, o per jūsų „Sapiens“ programą nesusiklosto gydytojo ir paciento gydymo santykiai (Behandlungsvertrag). Kai reikia medicininės pagalbos, ją suteikia jūsų pasirinktas licencijuotas gydytojas už „Sapiens“ ribų. Visi treneriai yra pasirašę su „Sapiens“ konfidencialumo ir duomenų tvarkymo sutartis. Jie dirba tik per saugias be-sapiens.com paskyras su dviejų veiksnių autentifikavimu.

Jokios medicininės diagnostikos ar gydymo: Mes neteikiame medicininių diagnozių, receptų ar jokių terapinių intervencijų. Visi atsiliepimai ir rekomendacijos susiję su gyvenimo būdu (streso valdymu, įpročiais ir kt.), o dalyviai aiškiai informuojami, kad tai nepakeičia medicininės priežiūros. Pateiksime perspėjimus, kad jokia programos dalis nėra medicininė veikla, ir patarsime dalyviams kreiptis į sveikatos priežiūros specialistą, jei kyla sveikatos problemų (pvz., jei rezultatai rodo neįprastai aukštą streso hormonų lygį). Vengdami bet kokių teiginių apie ligų išgydymą ar gydymą, užtikriname, kad paslauga liktų už reglamentuojamos medicinos praktikos ribų.
Mėginių ėmimas: Seilių ir plaukų mėginius imate patys namuose, tai neinvazinė procedūra. Jei užsisakote kraujo tyrimų paketą, kapiliarinį kraują imate patys namuose naudodami CE ženklu pažymėtą namų mėginių ėmimo priemonę. Jei užsisakote mikrobiomo tyrimą, išmatų mėginį imate patys namuose. Kiekvienas mėginys pažymimas tik jūsų atsitiktiniu šešių raidžių dalyvio ID, niekada ne jūsų vardu ar kontaktiniais duomenimis.
Prietaisai: Jūsų programoje naudojami matavimo prietaisai, įskaitant „Firstbeat“ širdies ritmo ir EKG monitorių ir, jei užsakyta, nuolatinės gliukozės stebėsenos monitorių, naudojami streso, atsigavimo ir gyvenimo būdo stebėsenai. Nenaudojame jų sveikatos sutrikimams nustatyti, diagnozuoti ar stebėti ir pagal prietaisų signalus neteikiame medicininių įspėjimų, diagnostinių teiginių ar gydymo nurodymų.
Jūsų rezultatus su jumis aptaria jums paskirtas „Sapiens“ sveikatos treneris. Kai kurie mūsų treneriai yra licencijuoti gydytojai. „Sapiens“ komandoje jie visi dirba sveikatos treneriais, o ne jūsų gydančiais gydytojais. Nesusiklosto gydytojo ir paciento santykiai, neteikiamos skubiosios pagalbos paslaugos ir nevedami klinikiniai įrašai.
Aiškios taisyklės dėl neįprastų rezultatų: Nors „Sapiens“ rodikliai ir matavimai sukurti taip, kad pagal juos nebūtų galima nustatyti klinikinės diagnozės, yra aiškios taisyklės, kaip elgtis gavus neįprastų šių sveikatingumo ir gyvenimo būdo rodiklių rezultatų. Pavyzdžiui, jei kortizolio lygis neįprastai aukštas arba žemas, klientui rekomenduojama kreiptis į gydytoją medicininiam ištyrimui. Pats žemas ar aukštas kortizolio lygis nėra jokios ligos diagnozė.
Neskirta būti medicinine veikla: „Sapiens“ Paslauga niekada nėra skirta būti medicinine veikla. Jei pagal vietos teisę kuri nors paslaugos dalis kada nors būtų pripažinta medicinine veikla, ši dalis tame regione pašalinama ir (arba) perduodama licencijuotam vietos specialistui (pvz., veninio kraujo tyrimo „Sapiens“ neteikia, tačiau jį galima atlikti pas licencijuotą vietos specialistą).
Biologiniai mėginiai apsiriboja seilių, plaukų, kapiliarinio kraujo ir išmatų mėginiais, skirtais šioje politikoje aprašytiems sveikatingumo rodikliams. „Sapiens“ nesekvenuoja ir neanalizuoja jūsų žmogaus DNR, neatlieka narkotikų testų ir neatlieka jokių kitų tyrimų, išskyrus nurodytus sveikatingumo rodiklius.

Mėginių saugojimas ir sunaikinimas: Laboratorinių mėginių saugojimas ir sunaikinimas vykdomas pagal dokumentuotas laboratorijos standartines veiklos procedūras (SVP). Atlikus analizę ir pasibaigus nustatytam trumpam pakartotinio tyrimo laikotarpiui (paprastai <14 dienų), likusi mėginio medžiaga saugiai sunaikinama (kaip biologinės atliekos) ir ilgai nesaugoma nesusijusiais tikslais, nebent dėl to aiškiai susitarta ir gautas sutikimas (pvz., moksliniams tyrimams).

Atsakomybės principas: „Sapiens“ aiškiai atskiria sveikatingumo koučingą nuo medicininės priežiūros, kad išvengtų klinikinės atsakomybės, susijusios su medicinine diagnostika ar gydymu. Veiklos rizika valdoma protokolais ir dokumentacija: saugojimo grandine, saugiu duomenų tvarkymu, ribota prieiga, šifravimu, reagavimo į incidentus procesais ir oficialiu sutartiniu atsakomybės paskirstymu. Kai Klientas vykdo veiklą vietoje (pvz., renka plaukų mėginius), atsakomybė už šią veiklą paskirstoma sutartimi, įskaitant įsipareigojimus laikytis „Sapiens“ protokolų ir konfidencialumo reikalavimų, pranešti apie incidentus ir bendradarbiauti skundų ar tyrimų atveju. „Sapiens“ lieka atsakinga už savo duomenų tvarkymo veiklą, ataskaitų rengimą, koučingo teikimą ir savo sistemų bei duomenų srautų saugumą. Įvykus incidentui, „Sapiens“ taiko dokumentuotus reagavimo procesus ir bendradarbiauja su atitinkamomis suinteresuotosiomis šalimis, kaip reikalauja taikomi teisės aktai.

Duomenų ir mėginių surinkimo eiga: Yra trys galimi biologinių mėginių surinkimo būdai, ir kiekvienas jų turi įtakos duomenų srautui ir saugojimo grandinei:

Savarankiškas dalyvių mėginių ėmimas: Dalyviai gali patys surinkti mėginius namuose. Išsiųstume jiems rinkinius su instrukcijomis, seilių mėgintuvėliu (kortizoliui) ir priemonėmis nedidelei 3 cm plaukų sruogai nukirpti nuo pakaušio. Kiekvienas rinkinys turės unikalų ID kodą (6 raidžių anonimizuotą kodą), kuriuo dalyvis pažymės savo mėginius vietoj vardo. Tada dalyvis mėginius išsiųs atgal iš anksto adresuota saugia siuntos pakuote arba paliks nurodytame pašto punkte. Šis būdas užtikrina asmeniškumą ir konfidencialumą, nes mėginys žymimas tik kodu, o dalyvio tapatybė mūsų įrašuose susiejama tik per šį kodą.
„Sapiens“ darbuotojų atliekamas surinkimas (vietoje): Kita galimybė: „Sapiens“ darbuotojai gali nuvykti į Kliento ar naudotojų šalį ir surinkti mėginius iš dalyvių (pvz., per suplanuotą sesiją). Tokiu atveju mūsų darbuotojai paima seilių mėginius (dalyviai patys spjauna į mėgintuvėlius) ir vietoje nukerpa plaukų mėginius. „Sapiens“ darbuotojai iškart pažymi kiekvieną mėginį dalyvio anonimizuotu ID kodu, užregistruoja jį ir užtikrina jo saugumą. Mėginiai lieka „Sapiens“ žinioje ir į Vokietiją analizei pargabenami asmeniškai arba siunčiami per kurjerį. Dalyvių vis tiek paprašysime užpildyti sutikimo formą ir ID kodavimo lapą, kad su mėginiais nekeliautų jokie asmens identifikatoriai.
Surinkimas, kurį atlieka Klientas ar susiję darbuotojai: Viena iš galimybių: plaukų mėginius surenka apmokyti vietos darbuotojai (pvz., bendradarbiaujančio Kliento). Ši galimybė pasirenkama tik tada, jei to aiškiai paprašo Klientas. Pavyzdžiui, tyrimų asistentas galėtų nukirpti ir surinkti dalyvių plaukų sruogas. Tokiu atveju procedūra lieka nemedicininė, nes neatliekami jokie invaziniai veiksmai. Kliento darbuotojai laikytųsi „Sapiens“ pateiktų protokolų: naudotų iš anksto priskirtus kodus, žymėtų ir užsandarintų mėginius ir pildytų žurnalą. Tada jie perduotų mėginius „Sapiens“ darbuotojams arba suorganizuotų saugų jų išsiuntimą į Vokietijos laboratoriją pagal šiame dokumente nurodytus standartus. Tokiam būdui reikėtų aiškaus susitarimo, kad vietos darbuotojai užtikrins konfidencialumą ir laikysis tinkamo tvarkymo reikalavimų. Jei šis būdas naudojamas, užtikrinsime, kad vietos mėginių rinkėjai pasirašytų konfidencialumo susitarimus ir būtų instruktuoti apie privatumo ir tvarkymo procedūras.

Biologinių mėginių siuntimas: Seilių, plaukų ir kiti biologiniai mėginiai siunčiami per „DHL Express“ arba kaip „DHL Packages“ siuntiniai (ne vokuose), naudojant privalomą trigubą pakuotę pagal IATA skysčių gabenimo taisykles, ir pažymimi „Exempt Human Specimen“ (išimtinis žmogaus mėginys). Siuntoms pildomos tikslios muitinės deklaracijos ir pridedami visi reikalingi eksporto ir importo dokumentai. Kadangi mėginiai steroidinių hormonų analizei yra stabilūs, pristatymo metu siuntoms nereikia specialaus temperatūros režimo. Mėginiai žymimi tik atsitiktiniu dalyvio ID, ant jų nenurodomas Duomenų subjekto vardas ar buvimo vieta. Trigubą pakuotę sudaro sandari išorinė pakuotė, standi išorinė pakuotė, etiketė „exempt specimen“, siuntėjo informacija (šiuo atveju, siekiant apsaugoti naudotojo tapatybę, siuntėju nurodoma „Sapiens Health & Performance GmbH“), prireikus muitinės sąskaita faktūra ir papildomai sugeriančios ar amortizuojančios medžiagos. Siunčiami biologiniai mėginiai (dažniausiai seilės arba plaukai) klasifikuojami kaip „Exempt Human Specimen“ dėl šių priežasčių:

Mėginys siunčiamas ne infekcinės ligos diagnozavimo tikslais
Tikimybė, kad mėginyje yra infekcinių sukėlėjų, yra maža
Naudotojas nėra pacientas, turintis ligos istoriją, simptomų ar kitų svarbių aplinkybių, todėl rizika, kad mėginyje yra infekcinė medžiaga, yra maža

Saugojimo grandinė: Kiekvienas mėginys iš anksto paženklinamas atsitiktiniu dalyvio ID, kad būtų užtikrintas atsekamumas. Seilių mėginius surenka patys dalyviai. Plaukų mėginius gali surinkti patys dalyviai, „Sapiens“ darbuotojai arba, jei susitarta, kliento darbuotojai pagal „Sapiens“ nurodymus. Kiekvienas perdavimo etapas (surinkimas, užsandarinimas, perdavimas siųsti, gavimas, priėmimas laboratorijoje) dokumentuojamas. „Sapiens“ šį saugojimo grandinės žurnalą tvarko „Excel“ sekimo lentelėje, saugomoje apsaugotoje „Microsoft Azure“ / „Microsoft 365“ infrastruktūroje (ES). Bet koks nukrypimas (pvz., pažeista pakuotė, trūkstama etiketė, neatitikimas, vėlavimas) registruojamas incidentų žurnale ir tvarkomas pagal „Sapiens“ reagavimo į incidentus procedūrą.

‍