„Sapiens“ streso matavimo duomenų privatumo politika ir atitiktis reglamentams

Atnaujinta: 2025 m. lapkričio 28 d.

‍

Trumpai

Duomenų privatumas (neišsamus sąrašas, detales žr. žemiau)

„Sapiens“ įsipareigoja saugoti jūsų privatumą ir asmens duomenis. Mūsų privatumo praktika atitinka Europos Sąjungos Bendrąjį duomenų apsaugos reglamentą (BDAR), o prieš pradedant bendradarbiauti su B2B klientais ne ES valstybėse, mes patikriname, ar užtikrinama dviguba atitiktis ir B2B kliento šalies reikalavimams.

Jūsų duomenys (turimi omenyje duomenų subjektų duomenys) yra saugomi taikant griežtą prieigos kontrolę, pseudonimizavimą bei pažangias saugumo priemones ir yra saugiai laikomi ES esančiuose serveriuose.

Asmens tapatybę nustatantys duomenys nėra bendrinami su darbdaviu ar nesusijusiomis trečiosiomis šalimis.

Dalyvių duomenis tvarko ir saugo „Sapiens Health & Performance GmbH“ Vokietijoje. Plaukų ir (arba) seilių mėginių laboratorinius tyrimus atlieka „Dresden Lab Services GmbH“ (Vokietija). Mėginiai (seilių mėgintuvėliai ir plaukų paėmimo priemonės) yra iš anksto paženklinti užšifruotu dalyvio ID, kad būtų užtikrintas atsekamumas. Duomenų subjektui (arba „Sapiens“ / kliento darbuotojams) surinkus seilių ir (arba) plaukų mėginius, jie siunčiami į laboratoriją be asmens tapatybę nustatančios informacijos (tik su užšifruotu dalyvio ID). „Sapiens“ gauna laboratorinių tyrimų rezultatus, susietus tik su užšifruotu dalyvio ID. „Sapiens“ visus dalyvių duomenis tvarko ir saugo ES esančioje „Microsoft“ infrastruktūroje, taikydama šifravimą duomenų perdavimo ir saugojimo metu bei prieigos kontrolės priemones, atitinkančias jautrių sveikatos duomenų reikalavimus. Individualios ataskaitos duomenų subjektams (dalyviams) el. paštu siunčiamos kaip slaptažodžiu apsaugoti PDF failai, o slaptažodis perduodamas atskiru kanalu (pvz., SMS žinute arba „WhatsApp“), siekiant sumažinti neteisėtos prieigos riziką.

Asmens tapatybę nustatantys duomenys nėra bendrinami su jūsų darbdaviu ir nėra atskleidžiami trečiosioms šalims kaip identifikuojami duomenys, nebent tam davėte aiškų sutikimą arba to reikalauja įstatymai.

Išorės paslaugų teikėjai (pvz., laboratorijos, apklausų platformos) duomenis tvarko naudodami tik užšifruotus dalyvių ID (pvz., „IDHDHK“) ir iš „Sapiens“ negauna jūsų vardo, el. pašto adreso ar kitų asmens tapatybę nustatančių duomenų.

Prieš rinkdami su sveikata susijusią informaciją, mes remiamės jūsų aiškiu sutikimu, kurį bet kada galima atšaukti, o visus asmens tapatybę nustatančius duomenis reguliariai ištriname (po 24 mėnesių, nebent susitarta kitaip).

Kiti reguliavimo atitikties aspektai (sąrašas nėra baigtinis, išsami informacija pateikiama toliau)

„Sapiens“ yra sveikatingumo / gyvenimo būdo paslauga, kuri neteikia diagnozių, klinikinio vertinimo, gydymo ar receptų išrašymo paslaugų.

Mūsų paslaugos nėra skirtos medicininei praktikai ar reglamentuojamiems medicininiams veiksmams pagal galiojančius įstatymus.

‍‍Seilės, plaukai ir kiti biologiniai mėginiai siunčiami per „DHL Express“ arba „DHL Packages“ (ne vokuose), naudojant privalomą trigubą pakuotę pagal IATA skysčių gabenimo taisykles ir pažymimi kaip „Išimtiniai žmonių mėginiai“.

Pagal Pavojingų krovinių gabenimo taisyklių 3.6.2.2.3.8 punktą, šie „Išimtiniai žmonių mėginiai“ gali būti siunčiami iš daugumos šalių į Vokietijos laboratoriją, nes tikimybė, kad juose yra patogenų, yra minimali. Prieš sudarant sutartis su klientais už ES/EEE ribų, peržiūrimi vietiniai teisės aktai.

Mėginiai yra iš anksto paženklinti užšifruotu dalyvio ID, kad būtų užtikrintas atsekamumas. Seiles surenka patys dalyviai; plaukus gali surinkti patys dalyviai, „Sapiens“ darbuotojai arba, jei susitarta, Kliento darbuotojai, laikydamiesi „Sapiens“ nurodymų. Kiekvienas saugojimo etapas (surinkimas, užsandarinimas, perdavimas siuntimui, gavimas, priėmimas laboratorijoje) yra fiksuojamas saugojimo žurnale.

Sąlygos

„Klientas“: Asmuo arba organizacija, palaikanti sutartinius santykius su „Sapiens“ dėl Paslaugos teikimo, naudojant Kliento apibrėžtų Subjektų asmeninę ir išmatuotą informaciją.

„Duomenų subjektas“: Asmuo, kurio informacija „Sapiens“ naudojama Paslaugai teikti, pasitelkiant savęs vertinimo, seilių ir plaukų matavimo duomenis, širdies ritmo matavimo duomenis bei kitą asmeninę informaciją. Šiame dokumente žodis „Jūs“ vartojamas duomenų subjektui įvardyti. Duomenų subjektas / Jūs / dalyvis ir mūsų Paslaugos vartotojas yra vartojami kaip lygiaverčiai terminai. „Sapiens“ paslaugų vartotojas gali būti suprantamas kaip subjektas B2B arba B2C kontekste. Individualus vartotojas gali būti B2B kliento darbuotojas (mokantis arba nemokantis už paslaugas vartotojas), su B2B klientu susijęs vartotojas (pvz., išorinės programos dalyvis, mokantis arba nemokantis už paslaugas) arba B2C klientas (mokantis vartotojas).

„Paslauga“: „Sapiens“ teikiami personalizuoti sveikatingumo ir veiklos gerinimo sprendimai, įskaitant individualių sveikatos duomenų rinkimą ir analizę, pavyzdžiui, savęs vertinimo atsakymus ir fiziologinius matavimus (pvz., seilių, plaukų, širdies ritmo duomenis), taip pat individualias konsultacijas ir grupinius seminarus, kaip nurodyta Kliento ir „Sapiens“ sutartyje.

‍

Duomenų privatumo principai

Atitiktis BDAR: „Sapiens“ įsipareigoja saugoti jūsų privatumą ir asmens duomenis. Mūsų privatumo praktika atitinka Europos Sąjungos Bendrąjį duomenų apsaugos reglamentą (BDAR).
Dviguba atitiktis: B2B klientams už ES/EEE ribų „Sapiens“ prieš sudarydama sutartį, be BDAR, patikrina atitiktį atitinkamiems vietiniams duomenų apsaugos reikalavimams.
Kontrolė: Jūs (individualūs vartotojai) kontroliuojate savo duomenis. Jūs sprendžiate, kuo dalytis, turėdami teisę perkelti savo duomenis kitam paslaugų teikėjui (duomenų perkeliamumas) ir teisę prašyti juos pašalinti iš mūsų sistemų (teisė būti pamirštam).
Tikslinis duomenų tvarkymas: Asmens duomenų tvarkymo tikslas – teikti personalizuotą gerovės ir veiklos analizę bei konsultacijas. Mes renkame tik tuos duomenis, kurie būtini mūsų produktams ir paslaugoms teikti, užtikrindami, kad nesaugotume nereikalingos informacijos.
Duomenų saugumas: Jūsų duomenys yra apsaugoti griežta prieigos kontrole ir pažangiomis saugumo priemonėmis, leidžiančiomis prieigą tik įgaliotiems darbuotojams, turintiems teisėtą tikslą. Duomenys yra užšifruoti perduodant ir saugant bei laikomi Europos Sąjungoje esančiuose serveriuose. Individualios ataskaitos el. paštu siunčiamos kaip slaptažodžiu apsaugoti PDF failai. Slaptažodis perduodamas atskiru kanalu (pvz., SMS žinute arba „WhatsApp“), siekiant sumažinti neteisėtos prieigos riziką.
Pseudonimizavimas: Trečiosios šalys (pvz., analizės laboratorija ir apklausų platforma) niekada negauna iš „Sapiens“ asmens tapatybę nustatančios informacijos. Vietoj to duomenys tvarkomi naudojant užšifruotus anoniminius dalyvių ID (pvz., „DFDIGH“). Pakartotinio identifikavimo raktas (ID ir vardo/el. pašto atitikmuo) saugomas atskirai, prieiga prie jo griežtai ribojama ir prieinama tik paskirtam „Sapiens“ konsultantui, kuris aptaria rezultatus su dalyviais.
Saugumo priemonės: Mes taikome konfidencialumo, vientisumo ir prieinamumo kontrolės priemones, tinkamas jautriems sveikatos duomenims, įskaitant šifravimą perduodant ir saugant, prieigos kontrolę pagal vaidmenis, kelių veiksnių autentifikavimą, audito žurnalų vedimą, pakartotinio identifikavimo rakto atskyrimą nuo matavimų duomenų, įrenginių šifravimą ir dokumentuotas incidentų valdymo procedūras.
Aiškus sutikimas: Prieš rinkdami ar tvarkydami bet kokius su sveikata susijusius asmens duomenis, mes gauname jūsų aiškų sutikimą skaidraus proceso metu. Pateikiame išsamią informaciją apie tai, kaip bus tvarkomi jūsų duomenys, ir jūs bet kuriuo metu galite visiškai kontroliuoti savo sutikimą. Savanoriškumas darbdavio remiamose programose: dalyvavimas ir sutikimas yra savanoriški. Jei nesutinkate, kad būtų tvarkomi jūsų sveikatos duomenys, galite atsisakyti dalyvauti be jokių neigiamų pasekmių darbo santykiams. Jūsų darbdavys negauna jūsų individualių identifikuojamų duomenų iš „Sapiens“, nebent jūs duodate atskirą, aiškų sutikimą.
Asmens duomenys nėra bendrinami su darbdaviu: Mes nesidalijame jūsų duomenimis be jūsų sutikimo, taip pat ir su jūsų darbdaviu. Savo klientams galime pateikti anonimizuotas, apibendrintas ataskaitas, kai imties dydis yra pakankamai didelis, kad nebūtų galima identifikuoti pavienių asmenų.
Duomenų saugojimas ir reguliari peržiūra: Asmens duomenis saugome iki 24 mėnesių nuo paskutinės jūsų sąveikos su mumis, reguliariai peržiūrime ir ištriname duomenis, kurie nebėra reikalingi ar aktualūs.
Anonimizuoti duomenys moksliniams tyrimams: „Sapiens“ nesidalija individualiais duomenimis su trečiosiomis šalimis. Duomenys moksliniams tyrimams naudojami tik tada, kai (i) tyrimas turi atitinkamą etikos patvirtinimą, kai to reikalaujama, ir (ii) dalyvis davė atskirą, aiškų sutikimą dalyvauti tyrime. Atliekant mokslinę analizę naudojami anonimizuoti arba apibendrinti duomenų rinkiniai, kuriuose nėra vardų ar tiesiogiai identifikuojančios informacijos.
Jūsų teisės: Jūs turite teisę susipažinti su savo duomenimis, juos ištaisyti, ištrinti, apriboti jų tvarkymą arba perkelti. Taip pat galite bet kuriuo metu atšaukti savo sutikimą, kai tai taikoma.
Įsipareigojimas tobulėti: Mes nuolat peržiūrime ir tobuliname savo privatumo užtikrinimo praktiką, o apie visus atnaujinimus informuojame savo svetainėje, kad visada būtumėte informuoti.

Duomenų valdytojas

Duomenų valdytojas yra:
Sapiens Health & Performance GmbH („Sapiens“)
Dinxperloer Straße 365
46399 Bocholt
Vokietija

Su duomenų valdytoju („Sapiens“) galima susisiekti el. paštu support@be-sapiens.com arba telefonu +49 172 88 66 434.

„Sapiens“ yra pagrindinis duomenų valdytojas, atsakingas už Paslaugos teikimą. Paslaugų teikėjai, tokie kaip „Dresden Lab Services GmbH“ ir „Firstbeat“, veikia kaip duomenų tvarkytojai, atsižvelgiant į konkrečią tvarkymo veiklą. Klientai (pvz., darbdaviai ar universitetai) yra operacijų partneriai ir negauna asmeniškai identifikuojamų dalyvių duomenų, nebent pateikiamas atskiras, aiškus dalyvio sutikimas. Jei Klientas ir „Sapiens“ bendrai nustato mokslinių tyrimų tikslus ir priemones, taikomas atskiras bendrų duomenų valdytojų susitarimas ir tyrimų sutikimo procesas.

Kai Klientas nerenka mėginių, netvarko ir nepasiekia dalyvių duomenų bei neatlieka mokslinių tyrimų, Klientas veikia tik kaip operacijų / reklamos partneris. Tokiu atveju Klientas nėra nei dalyvių duomenų tvarkytojas, nei valdytojas ir negauna iš „Sapiens“ individualiai identifikuojamų duomenų. Kliento dalyvavimas apsiriboja reklama ir logistikos koordinavimu, neturint prieigos prie „Sapiens“ sistemų ar dalyvių rezultatų.

Jei Klientas renka plaukų mėginius arba teikia pagalbą vykdant operacijas vietoje pagal dokumentais patvirtintus „Sapiens“ nurodymus, Klientas (arba jo paskirtas personalas) veikia kaip duomenų tvarkytojas atliekant šias ribotas veiklas ir privalo pasirašyti Duomenų tvarkymo sutartį (DTS) bei konfidencialumo įsipareigojimus. Klientas privalo laikytis „Sapiens“ protokolų, įskaitant pseudonimizavimą, saugų tvarkymą ir saugojimo grandinės registravimą.

Jei Klientas ir „Sapiens“ bendrai nustato mokslinių tyrimų tikslus ir priemones, taikomas atskiras bendrų duomenų valdytojų susitarimas, o tyrimai atliekami tik: (i) gavus atitinkamus etikos komisijos pritarimus, kai to reikalaujama, ir (ii) gavus atskirą, aiškų dalyvio sutikimą dalyvauti tyrimuose. Mokslinių tyrimų rezultatuose naudojami anonimizuoti arba apibendrinti duomenų rinkiniai, kuriuose nėra vardų ar tiesiogiai identifikuojančios informacijos.

‍

Duomenų apsaugos pareigūnas

„Sapiens“ paskyrė duomenų apsaugos pareigūną (DAP): Prejwal Prabhakaran, nuolatinis „Sapiens Health & Performance GmbH“ darbuotojas. Dėl visų klausimų, susijusių su jūsų asmens duomenų tvarkymu ir BDAR numatytų teisių įgyvendinimu, galite kreiptis į DAP. Atlikdamas savo užduotis, DAP yra saistomas konfidencialumo įsipareigojimų.

El. pašto adresas: prejwal.prabhakaran@be-sapiens.com

Pašto adresas: Sapiens Health & Performance GmbH, DPO, Dinxperloer Straße 365, 46399 Bocholt, Vokietija.

‍

Duomenų tvarkymo tikslas ir teisinis pagrindas

Asmens duomenų tvarkymo tikslas – pagrindinis Paslaugos veikimas, įskaitant vartotojų aptarnavimo operacijas. Pagrindinis Paslaugos veikimas ir tikslas – pateikti personalizuotą analizę apie gyvenimo būdo veiksnių įtaką įvairiems savijautos aspektams.

Paslaugai teikti naudojami Subjekto seilių ir plaukų matavimai, o Klientui pageidaujant – ir kiti biologiniai mėginiai, tokie kaip kraujo tyrimai, širdies ritmo matavimai bei savęs vertinimo duomenys.

Paslauga papildomai apima tiesioginį asmeninį „Sapiens“ trenerio grįžtamąjį ryšį kiekvienam individualiam Subjektui. Paslaugą paprastai sudaro pseudonimizuota grįžtamojo ryšio ataskaita Subjektui apie jo bendrą savijautą ir personalizuota ataskaitos konsultacija su „Sapiens“ treneriu. Paslauga taip pat gali apimti Kliento grupės seminarus, kurių metu rodomi neidentifikuojami, apibendrinti ir anonimizuoti duomenys, jei to pageidauja Klientas ir jei tai atitinka dalyvių interesus (taikomos apibendrintų duomenų bendrinimo sąlygos, žr. toliau). Išsami Paslaugos informacija pateikiama Kliento ir „Sapiens“ sutartyje. Asmens duomenys, tokie kaip el. pašto adresas, telefono numeris ir vardas, taip pat naudojami Paslaugos palaikymo operacijoms ir „Sapiens“ bei Subjekto bendravimui. Jei taikytinuose teisės aktuose reikalaujama Subjekto sutikimo tvarkyti kai kuriuos šiame dokumente aprašytus asmens duomenis (pavyzdžiui, susijusius su sveikatos duomenimis, t. y. vadinamosiomis specialiųjų kategorijų duomenimis), sutikimas bus gautas naudojant tinkamą metodą.

Tai gali būti atliekama, pavyzdžiui, pažymint atskirą sutikimo langelį apklausoje arba atliekant kitą konkretų veiksmą ar pateikiant pareiškimą, patvirtinantį sutikimą. Sutikimo nedavimas gali turėti įtakos galimybei teikti konkrečią Paslaugą. „Sapiens“ naudoja dalyvių duomenis Paslaugai teikti. Bet koks papildomas duomenų naudojimas mokslinių tyrimų tikslais yra neprivalomas ir atliekamas tik gavus atskirą, aiškų sutikimą dalyvauti tyrimuose bei, kai būtina, atitinkamą etikos komisijos pritarimą. Mokslinių tyrimų rezultatuose naudojami anonimizuoti arba apibendrinti duomenų rinkiniai, todėl atskiri dalyviai nėra identifikuojami.

Sveikatos ir biomarkerius atspindinčių duomenų pateikimas nėra įstatymų nustatyta prievolė. Tačiau, jei nepateiksite minimalių būtinų duomenų (pvz., mėginių ir (arba) atsakymų į klausimyną) arba nesutiksite, kad būtų tvarkomi jūsų sveikatos duomenys, „Sapiens“ negalės sugeneruoti jūsų personalizuotos ataskaitos arba suteikti visos Paslaugos.

Asmens duomenų tvarkymo teisiniai pagrindai pagal BDAR (6 ir 9 straipsniai):

Tvarkydama paskyros / administracinius duomenis (pvz., vardą, el. pašto adresą, programos administravimo duomenis), „Sapiens“ tvarko jūsų asmens duomenis visų pirma tam, kad įvykdytų paslaugų sutartį ir teiktų pagalbą (BDAR 6 straipsnio 1 dalies b punktas), taip pat, kai taikytina, kad įvykdytų teisines prievoles (6 straipsnio 1 dalies c punktas).

(2) Su sveikata susijusius ir kitus specialių kategorijų duomenis (pvz., biomarkerius, sveikatos informaciją iš klausimynų) „Sapiens“ tvarko tik gavusi jūsų aiškų sutikimą (BDAR 9 str. 2 d. a punktas) ir remdamasi atitinkamu sutikimu kaip teisėtu pagrindu (BDAR 6 str. 1 d. a punktas).

(3) Kai tvarkome ribotus duomenis saugumo, sukčiavimo prevencijos, paslaugų gerinimo ir teisinių reikalavimų gynimo tikslais, remiamės teisėtais interesais (BDAR 6 str. 1 d. f punktas), taikydami griežtas apsaugos priemones ir duomenų kiekio mažinimo principą.

Sutikimą galite atšaukti bet kuriuo metu; atšaukimas neturi įtakos iki atšaukimo vykdytam duomenų tvarkymui.

‍

Asmens duomenų saugojimo laikotarpis

Mes paprastai saugome asmens tapatybę nustatančius duomenis (pvz., vardą / el. paštą ir pakartotinio identifikavimo raktą) iki 24 mėnesių nuo jūsų paskutinės sąveikos, kad galėtume pateikti jūsų ataskaitos rezultatus prieš ir po, nebent ilgesnis laikotarpis yra būtinas siekiant laikytis teisinių įsipareigojimų arba pareikšti, vykdyti ar ginti teisinius reikalavimus. Kai įmanoma, mes anksčiau ištriname pakartotinio identifikavimo raktą (taip anonimizuodami likusius užkoduotus matavimo duomenis) ir (arba) saugome tik apibendrintus / anonimizuotus duomenų rinkinius. Pasibaigus saugojimo laikotarpiui, „Sapiens“ ištrina arba negrįžtamai anonimina duomenis pagal dokumentais patvirtintus saugojimo grafikus ir teisinius reikalavimus.

‍

Asmens duomenų tipas

Duomenų subjektų grupė: Paslaugoje tvarkomi dalyvaujančių tiriamųjų asmens duomenys. Paprastai „Sapiens“ klientas yra tiriamųjų atstovaujama organizacija, kuri ir nustato tiriamųjų grupę.

Įprasti duomenys: Klientas paslaugoje pateikia kiekvieno tiriamojo vardą, pavardę ir el. pašto adresą. Kitus asmens duomenis tiriamieji pateikia patys per savęs vertinimo apklausą, savarankiškai atlikdami mėginių ėmimą arba naudodamiesi matavimo prietaisais. Teikdami paslaugą, klientas arba „Sapiens“ gali papildomai rinkti informaciją iš tiriamųjų. Informacija taip pat bus kuriama analitiškai, vykdant „Sapiens“ veiklą.

Duomenų bazėje yra ši informacija (iš dalies arba visa) apie tiriamuosius. Prieš pateikdami šiuos duomenis, tiriamieji duoda sutikimą ir susipažįsta su „Sapiens“ duomenų privatumo politika. Tiriamieji gali pasirinkti, ar pateikti toliau nurodytus duomenis; jų pateikti nebūtina.

Vardas ir pavardė
El. paštas
Telefono numeris: jei pasirenkate slaptažodžio gavimą SMS žinute / „WhatsApp“ programėle, mes tvarkome jūsų mobiliojo telefono numerį ir pranešimų pristatymo metaduomenis, kad galėtume atskirai išsiųsti ataskaitos slaptažodį.
Gimimo metai, lytis
Informacija apie klientą (pvz., tiriamojo darbdavį), pvz., įmonės pavadinimas

Visi pirmiau minėti duomenys saugomi atskirai nuo toliau aprašytų su sveikata susijusių duomenų, kurie saugomi tik naudojant užšifruotą ID (pvz., DHDIKL)

Duomenys, saugomi naudojant užšifruotus ID:

Jautri sveikatos informacija, jei tiriamasis nusprendžia ją pateikti:
- Suvokiamas stresas, suvokiamas atsparumas, jei tiriamasis pateikia juos apklausoje
- Suvokiami su darbu susiję streso veiksniai, jei subjektas juos pateikia
- Suvokiamas gyvenimo būdas ir įpročiai, jei subjektas juos pateikia
- Informacija apie lėtines ir ūmines ligas bei vartojamus vaistus, taip pat apie moterų sveikatos būklę, jei subjektas ją pateikia
- Kortizolio matavimo rezultatai iš seilių
- Steroidų (kortizolio, kortizono, testosterono, DHEA) ir endokanabinoidų (AEA, 1/2 AG, OEA, SEA, PEA) matavimai iš plaukų
- Maksimalus deguonies suvartojimas ir fizinio pasirengimo lygio klasifikacija
- Širdies ritmo ir širdies ritmo kintamumo duomenys (įskaitant atsistatymo ir miego balus)
- Virškinimo trakto, imuninės sistemos ar raumenų ir kaulų sistemos simptomai, jei subjektas nusprendžia juos pateikti
- Miego pradžios laikas ir trukmė, bei miego ritmas, susidedantis iš kelių miego periodų
- Informacija apie asmeninius įpročius, pavyzdžiui, mitybą, mankštą ar dėmesio valdymo veiklas
- Informacija apie nervingumą ir emocinę savijautą
- Informacija iš ankstesnių tyrimų, pavyzdžiui, lipidų, gliukozės kiekio kraujyje ar panašių rodiklių
Be pirmiau minėtos informacijos, bendra informacija apie sveikatingumą ir fizinį aktyvumą, pavyzdžiui, aptiktos treniruotės, žingsnių skaičius ir treniruočių poveikis.
Dienoraščio įrašai, jei subjektas juos sukūrė matavimo laikotarpiu „Firstbeat“ programėlėje, pavyzdžiui, alkoholio vartojimas, subjekto užfiksuoti dėmesio verti įvykiai ir savęs vertinimas dėl dienoraščio įrašų.
Kita informacija, kurią subjektas pateikė „Sapiens“ per paslaugą ar kitu būdu (pvz., atsakydamas į „Sapiens“ klausimynus)
Informacija apie sutikimus tvarkyti duomenis paslaugoje
Rezultatų ataskaita su nustatytais tiksliniais veiksmais, sukurta subjektui remiantis duomenų analize
Kita informacija, gauta gavus subjekto sutikimą

Automatizuota analizė (be teisinių ar klinikinių sprendimų): „Sapiens“ naudoja automatizuotus metodus (pvz., scenarijus ir vertinimo modelius) užkoduotiems biomarkerius ir klausimynų duomenims apdoroti bei su sveikatingumu susijusioms įžvalgoms ir ataskaitoms generuoti. Šios analizės nesukelia teisinių ar kitų panašių reikšmingų pasekmių ir nėra medicininė diagnozė ar sprendimai dėl gydymo. Rezultatus per aptarimą peržiūri ir paaiškina konsultantas.

‍

Duomenų apsaugos principai

Teikdama paslaugas, „Sapiens“ taiko technines ir organizacines priemones, skirtas jautriems su sveikata susijusiems duomenims apsaugoti, įskaitant griežtą prieigos kontrolę, pseudonimizavimą, šifravimą ir reagavimą į incidentus.

Pagrindiniai principai

Duomenų kiekio mažinimas: Mes renkame ir tvarkome tik tuos duomenis, kurie būtini paslaugai teikti (matavimų logistika, analizė, ataskaitų rengimas, rezultatų aptarimas).
Tikslo apribojimas: Jūsų duomenis naudojame sveikatingumo ataskaitai parengti ir konsultacijoms teikti. Bet kokiam papildomam tikslui (pvz., moksliniams tyrimams) reikalingas atskiras sutikimas ir (kai būtina) etikos komisijos pritarimas.
Pseudonimizavimas projektuojant: Matavimų duomenys ir biologiniai mėginiai tvarkomi naudojant užšifruoti dalyvių ID. Išoriniai paslaugų teikėjai gauna tik ID, o ne vardus.
Prieigos ribojimas: Tik įgalioti „Sapiens“ darbuotojai, kuriems duomenys reikalingi paslaugoms teikti, gali juos pasiekti pagal vaidmenimis pagrįstą prieigos kontrolę.

Tapatybės duomenų ir matavimų duomenų atskyrimas

Tapatybės duomenys (pvz., vardas, el. paštas; ir pasirinktinai telefono numeris slaptažodžiui gauti), ir
Matavimų duomenys (laboratorinių tyrimų rezultatai, apklausų atsakymai)

Visi paštu siunčiami mėginiai ir matavimo prietaisai neturi jokių asmens duomenų, pagal kuriuos būtų galima nustatyti tiriamojo tapatybę, taip pat juose nėra jokios vietos nustatymo informacijos. Matavimų duomenys saugomi ir tvarkomi naudojant užšifruotą dalyvio ID. Pakartotinio identifikavimo raktas (ID ↔ vardas/el. paštas) saugomas atskirai, prieiga prie jo ribojama ir suteikiama tik paskirtiems „Sapiens“ darbuotojams, atsakingiems už bendravimą su dalyviais ir rezultatų aptarimą. Širdies ritmo stebėjimo prietaiso („Firstbeat“) duomenys tvarkomi laikantis „Firstbeat“ (duomenų tvarkytojo) privatumo politikos. Duomenų subjektai gali paprašyti suteikti anoniminius prieigos ir registracijos duomenis „Firstbeat“ paslaugai, kad duomenų atskyrimo principas būtų taikomas ir naudojantis „Firstbeat“ širdies ritmo stebėjimo funkcija.

Saugumo priemonės

„Sapiens“ užtikrina, kad visos duomenų sistemos ir kompiuterinė įranga būtų pakankamai apsaugota tinkamais techniniais metodais, įskaitant ugniasienes, slaptažodžius, asmeninius vartotojo ID ir personalo saugumo mokymus.

Konkrečiai, „Sapiens“ taiko su sveikata susijusiems duomenims tinkamas saugumo priemones, įskaitant:

Šifravimas perduodant ir saugant duomenis duomenims, saugomiems ES esančioje „Microsoft“ infrastruktūroje (pvz., „Microsoft 365/Azure“).
Daugiafaktorinis autentifikavimas (MFA) „Sapiens“ sistemoms.
Role pagrįsta prieigos kontrolė ir mažiausių privilegijų principas.
Audito žurnalai ir prieigos prie neskelbtinų sistemų bei duomenų rinkinių stebėsena.
Galinių įrenginių sauga (pvz., įrenginių šifravimas ir saugios prieigos praktika darbuotojams, tvarkantiems neskelbtinus duomenis).
Incidentų valdymo procesas įskaitant incidentų registravimą ir eskalavimą.

Duomenų tvarkytojai

Teikdama paslaugas, „Sapiens“ naudojasi išorės paslaugų teikėjais, kurie mūsų vardu veikia kaip duomenų tvarkytojai. Tai paprastai yra: „Dresden Lab Services GmbH“ (seilių ir plaukų mėginių analizė), „Typeform“ (savęs vertinimo apklausų rinkimas naudojant anoniminius dalyvių ID), „Firstbeat“ (EKG/ŠRV stebėsena ir analizė, kai taikoma; dalyviai registruojasi „Firstbeat“ programėlėje pagal „Firstbeat“ sąlygas), „Zoom Video Communications Inc.“ arba „Microsoft Teams“ aptarimo pokalbiams (priklausomai nuo to, kurią sistemą patvirtina kliento IT skyrius) ir „Microsoft 365/Azure“ (ES) prieglobai bei vidiniam duomenų tvarkymui.

Šie paslaugų teikėjai pasitelkiami pagal atitinkamas sutartines sąlygas (pvz., duomenų tvarkymo sutartis, kai to reikalaujama). Paprastai:

Laboratorinė analizė („Dresden Lab Services GmbH“): Laboratorinių tyrimų rezultatai iš „Dresden Lab Service GmbH“ į „Sapiens“ perduodami saugiais kanalais ir pseudonimizuojami naudojant dalyvių ID (kartu su laboratoriniais duomenimis „Sapiens“ neperduodami jokie vardai ar kiti asmens tapatybę nustatantys duomenys). Jei naudojamas el. paštas, priedai turi būti užšifruoti, o prieiga prie jų suteikiama tik įgaliotiems darbuotojams.
Apklausų rinkimas (Typeform): Apklausos pildomos naudojant užšifruotus dalyvių ID. „Sapiens“ nesiunčia vardų ar el. pašto adresų apklausų teikėjui, kad būtų suformuotas apklausos atsakymų duomenų rinkinys.
EKG/ŠSD paslaugų teikėjas („Firstbeat“): „Firstbeat“ gali tvarkyti tam tikrus duomenis kaip „Sapiens“ duomenų tvarkytojas (pvz., su ID susietus matavimo duomenis) ir gali veikti kaip savarankiškas duomenų valdytojas tvarkydamas programėlės paskyros / registracijos duomenis pagal savo privatumo pranešimą, kai dalyviai susikuria paskyrą. „Sapiens“ vartotojai gali pasirinkti naudotis „Firstbeat“ paslauga nenaudodami asmeninių identifikatorių, tokių kaip jų pačių el. pašto adresas, ir vietoj to naudoti „Sapiens“ pateiktą pseudonimizuotą el. pašto adresą.
Bendravimas aptarimui (vaizdo skambučiai): El. paštas naudojamas bendravimui su dalyviu, pvz., norint suplanuoti sveikatingumo ataskaitos aptarimo pokalbį. „Sapiens“ šiose sistemose tyčia neatskleidžia nereikalingų detalių ir taiko prieigos kontrolę susitikimų nuorodoms bei failams. Aptarimui naudojama „Zoom“ arba „Microsoft Teams“ platforma, atsižvelgiant į sistemą, kurią numato kliento IT taisyklės.

Saugus individualių ataskaitų pristatymas

Individualios ataskaitos pateikiamos kaip slaptažodžiu apsaugoti PDF failai, siunčiami el. paštu. Slaptažodis perduodamas atskiru kanalu (pvz., SMS žinute arba „WhatsApp“), siekiant sumažinti neteisėtos prieigos riziką, jei el. pašto dėžutė būtų pažeista. Jei pageidaujate kito pristatymo būdo ar kanalo, galite paprašyti alternatyvos, jei tokia yra. Ataskaitos identifikuojamos tik naudojant užšifruotus ID, kurie buvo priskirti mėginių ėmimo metu, ir trečiosioms šalims pateikiamos be asmens tapatybę nustatančios informacijos.

Žemiau pateiktame žemėlapyje apžvelgiamas duomenų srautas kartu su pasirinktomis techninėmis ir organizacinėmis duomenų apsaugos priemonėmis (sąrašas nėra baigtinis, nes vizualizacija papildo šiame dokumente pateiktą aprašymą):

‍
Asmens duomenų perdavimas

Asmens duomenys negali būti perduodami už „Sapiens“ ribų be duomenų subjekto sutikimo tokiu būdu, kad duomenys taptų identifikuojami, išskyrus šias išimtines aplinkybes: jei to reikalauja vyriausybės ar reguliavimo institucijos, teismo nutartis arba privalomi teisės aktai; arba jei tai būtina siekiant užkirsti kelią įstatymų, naudojimo sąlygų ar gerosios praktikos pažeidimams, juos tirti arba apsaugoti „Sapiens“ teises.

Be aiškaus, atskiro duomenų subjekto sutikimo, duomenų subjekto asmens duomenys klientui nebus perduodami. (Pastaba: jei duomenų subjektas yra asmuo, perkantis paslaugą sau, jis pats yra klientas ir natūralu, kad gaus savo asmens duomenis.)

„Sapiens“ tvarko ir saugo dalyvių duomenis „Azure“ serveriuose ES. Jei dalyviai yra už ES/EEE ribų, jų duomenys perduodami į ES, kur juos tvarko ir saugo „Sapiens“. „Sapiens“ nebendrina asmens tapatybę nustatančių duomenų su trečiosiomis šalimis; trečiosios šalys gauna tik užšifruotus anoniminius dalyvių ID, kai tai taikoma (pvz., laboratorinių tyrimų ir apklausų apdorojimui).

EKG/ŠSD analizei dalyviai užsiregistruoja „Firstbeat“ programėlėje ir sutinka su „Firstbeat“ privatumo sąlygomis; dalyviai gali naudoti asmeninį arba darbinį el. pašto adresą arba, jei įmanoma, prašyti anoniminio el. pašto parinkties, kad sumažintų savo identifikavimo galimybę „Firstbeat“ sistemoje.

Pristatymo kanalai: „Sapiens“ gali bendrauti su dalyviais el. paštu paslaugų teikimo tikslais ir siųsti ataskaitą kaip slaptažodžiu apsaugotą PDF failą. Slaptažodis perduodamas atskirai (pvz., SMS žinute arba „WhatsApp“). Dalyviai turėtų užtikrinti, kad turi prieigą prie pasirinktų kanalų, ir apsaugoti savo įrenginius bei paskyras.

Apibendrintų rezultatų bendrinimas: jei dalyvis ir klientas sutinka, „Sapiens“ gali bendrinti apibendrintus rezultatus su klientu ir (arba) dalyvių grupe tik tada, kai grupė yra pakankamai didelė (paprastai daugiau nei 10 dalyvių) ir apibendrinimas pateikiamas taip, kad nebūtų galima atsekti konkrečių asmenų. Dalyviai gali atsisakyti būti įtraukti į apibendrintus rezultatus. Apibendrinti rezultatai bendrinami tik tada, kai yra aiškiai apibrėžtas tikslas, pavyzdžiui, siekiant suteikti klientui ir dalyviams gilesnių įžvalgų. Dalyviai visada gali atsisakyti, ir tokiu atveju jų duomenys nebus įtraukiami į apibendrintus duomenis. „Sapiens“ niekada nebendrina apibendrintų duomenų su klientu ar dalyviais, nebent klientas to aiškiai paprašo.

Duomenų subjektas turi ES Bendrajame duomenų apsaugos reglamente (BDAR) numatytas teises susipažinti su savo asmens duomenimis, juos keisti arba prašyti juos pakeisti, o tam tikromis aplinkybėmis – teisę prašyti ištrinti asmens duomenis. Todėl duomenų subjektas turi teisę prašyti „Sapiens“ be nepagrįsto delsimo ištaisyti netikslią ar neteisingą asmeninę informaciją. Duomenų subjektas turi teisę prašyti be nepagrįsto delsimo ištrinti savo informaciją, pavyzdžiui, kai asmens duomenys nebėra reikalingi pradiniais tikslais, kai asmens duomenys buvo tvarkomi neteisėtai arba kai duomenų subjektas atšaukia sutikimą tvarkyti duomenis ir nėra kito teisinio pagrindo duomenims tvarkyti.

Duomenų subjektas turi teisę prašyti „Sapiens“ apriboti duomenų tvarkymą tam tikrose situacijose, įskaitant atvejus, kai duomenų subjektas ginčija informacijos tikslumą arba kai duomenų tvarkymas yra neteisėtas. Tam tikromis aplinkybėmis duomenų subjektas taip pat turi teisę nesutikti su duomenų tvarkymu.

Tam tikromis aplinkybėmis duomenų subjektas gali turėti teisę prašyti perkelti asmens duomenis iš vienos sistemos į kitą. Kai asmens duomenų tvarkymo teisinis pagrindas yra sutikimas, duomenų subjektas taip pat turi teisę bet kuriuo metu atšaukti savo sutikimą.

„Sapiens“ siekia, kad visi ginčai dėl asmens duomenų tvarkymo pirmiausia būtų sprendžiami taikiai tarp šalių. Duomenų subjektas taip pat turi teisę pateikti skundą kompetentingai priežiūros institucijai, visų pirma ES valstybėje narėje, kurioje yra jo nuolatinė gyvenamoji vieta, darbo vieta arba kurioje buvo padarytas įtariamas pažeidimas. „Sapiens“ (Bocholt, Vokietija) atveju kompetentinga institucija paprastai yra Šiaurės Reino-Vestfalijos duomenų apsaugos ir informacijos laisvės komisaras (LDI NRW), Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, Vokietija, el. paštas: poststelle@ldi.nrw.de, telefonas: +49 211 38424-0.

Bet kokie prašymai susipažinti su asmens duomenimis, juos pakeisti ar ištrinti turi būti pateikti „Sapiens“ asmeniškai, pasirašytu laišku arba kitu patikrinamu dokumentu, kad „Sapiens“ galėtų įsitikinti, jog prašymą teikiantis asmuo turi teisę tai daryti. Prašymą galima pateikti el. paštu, jei naudojamas el. pašto adresas, užregistruotas naudojantis paslauga. „Sapiens“ gali prireikti identifikuoti duomenų subjektą ir paprašyti papildomos informacijos, kad galėtų įvykdyti tokio pobūdžio prašymus.

Norėdami pasinaudoti šiomis teisėmis, susisiekite su mumis adresu support@be-sapiens.com.

Šis asmens duomenų tvarkymo aprašymas atnaujintas 2025 m. lapkričio 28 d. „Sapiens“ stebi teisės aktų ir priežiūros institucijų nurodymų pasikeitimus, susijusius su asmens duomenų tvarkymu, nuolat tobulina savo paslaugas, todėl pasilieka teisę keisti šį aprašymą.

‍

Teisinis pagrindas duomenų perdavimui tarp šalių ir atitiktis kelių jurisdikcijų reikalavimams

„Sapiens Health & Performance GmbH“ yra Vokietijos įmonė, taikanti BDAR kaip pagrindinį atitikties standartą. Kai klientas (tik B2B klientams) arba dalyviai yra už ES/EEE ribų, „Sapiens“ atlieka dokumentuotą dvigubos atitikties vertinimą, siekdama užtikrinti, kad duomenų tvarkymas ir perdavimas atitiktų tiek BDAR, tiek atitinkamos jurisdikcijos vietos privatumo ir duomenų apsaugos įstatymus.

Sutikimas ir teisiniai pagrindai: „Sapiens“ remiasi aiškiu sutikimu tvarkydama su sveikata susijusius ar specialių kategorijų duomenis bei naudodama juos bet kokiems papildomiems tyrimams. Sutikimas gaunamas pasirašymo būdu (pvz., per „Typeform“ apklausų sutikimo srautus) ir gali būti bet kada atšauktas. Tvarkydama su sveikata nesusijusius administracinius duomenis (pvz., paskyros ir programos administravimas), „Sapiens“ remiasi sutarties vykdymu ir/ar teisinėmis prievolėmis. Sutikimo atšaukimas neturi įtakos duomenų tvarkymo teisėtumui iki atšaukimo momento.

Duomenų perdavimas tarp šalių: Kai dalyviai yra už ES/EEE ribų, jų duomenys bus perduodami į ES ir tvarkomi joje. Perduodant duomenis iš trečiųjų šalių į ES, „Sapiens“ taiko jurisdikciją atitinkančias apsaugos priemones ir dokumentaciją. Priklausomai nuo vietos teisinių reikalavimų ir perdavimo scenarijaus, „Sapiens“ gali taikyti: (i) vietos įstatymų pripažįstamus duomenų perdavimo būdus, (ii) sutartines apsaugos priemones (pvz., standartines sutarčių sąlygas ar lygiaverčius instrumentus) ir/ar (iii) aiškų dalyvio sutikimą dėl duomenų perdavimo, kai to reikalaujama. „Sapiens“ mažina riziką, susijusią su duomenų perdavimu, užtikrindama, kad trečiosios šalys gautų tik užšifruotus dalyvių ID, o ne asmens tapatybę nustatančius duomenis, nebent tai yra aiškiai suderinta arba teisiškai privaloma.

Atitikties veiksmai prieš sudarant sutartį (taikoma bet kokiam bendradarbiavimui ne ES/EEE ribose): Prieš sudarydama sutartį su klientu už ES/EEE ribų, „Sapiens“ atlieka ir dokumentuoja šiuos veiksmus:

Identifikuoti visas susijusias jurisdikcijas (kliento buvimo vieta, dalyvio buvimo vieta, duomenų tvarkymo vieta, subrangovų buvimo vietos).
Susisteminti duomenų kategorijas (administraciniai duomenys, sveikatos ar specialių kategorijų duomenys, biologiniai mėginiai) ir tvarkymo tikslus.
Patvirtinti vietos taisykles dėl sveikatos ar kitų jautrių duomenų tvarkymo (sutikimo reikalavimus, informavimo tvarką, mokslinių tyrimų taisykles, registracijos reikalavimus, tarptautinio perdavimo apribojimus).
Nustatyti teisėtus duomenų perdavimo mechanizmus, reikalaujamus pagal vietos įstatymus, ir juos įgyvendinti (įskaitant sutartis ir dokumentaciją).
Patvirtinti ir įgyvendinti reikiamas sutartines struktūras (duomenų valdytojo ir tvarkytojo susitarimus, konfidencialumo bei saugumo įsipareigojimus, incidentų valdymą).
Patikrinti, ar išoriniai duomenų tvarkytojai ir subrangovai atitinka saugumo bei privatumo reikalavimus ir yra saistomi atitinkamų duomenų tvarkymo sąlygų.
Užbaigti dalyviams skirtus pranešimus ir sutikimų formas, įskaitant informaciją apie duomenų perdavimą tarp šalių.
Patvirtinti duomenų saugojimo ir naikinimo planą, reagavimo į incidentus planą bei pasirengimą auditui pagal vietos reikalavimus

Papildomos priemonės atitikčiai reglamentams užtikrinti

Toliau pateikiami principai, užtikrinantys „Sapiens“ paslaugų atitiktį reglamentams, kurie apima daugiau nei tik duomenų privatumo reikalavimus.

Jokių medicininių paslaugų: „Sapiens“ yra sveikatingumo ir gyvenimo būdo paslaugų teikėjas, kuris neatlieka diagnostikos, nekonsultuoja klinikiniais klausimais, neskiria gydymo ir neišrašo receptų. Mūsų paslaugos suprojektuotos taip, kad pagal galiojančius teisės aktus nebūtų laikomos medicinine praktika ar reglamentuojama medicinine veikla. ‍Visa pateikiama informacija yra informacinio ir koučingo pobūdžio, su aiškiu perspėjimu, kad tai nėra medicininė konsultacija. Nors „Sapiens“ dirba buvę gydytojai, jie nėra praktikuojantys medikai ir „Sapiens“ komandoje eina sveikatingumo konsultantų pareigas. Jei simptomai rodo galimą medicininę problemą, taikome eskalavimo taisykles, rekomenduojame kreiptis į gydytoją ir nutraukiame konsultavimą, nebent klientas duoda aiškų sutikimą tęsti.

Jokios medicininės diagnostikos ar gydymo: Mes ne teikti medicinines diagnozes, receptus ar bet kokias terapines intervencijas. Visi atsiliepimai ir rekomendacijos yra susiję su gyvenimo būdu (streso valdymas, įpročiai ir kt.), o dalyviai yra aiškiai informuojami, kad tai nėra medicininės priežiūros pakaitalas. Įtrauksime atsakomybės apribojimus, nurodančius, kad jokia programos dalis nėra medicininė veikla, ir patarsime dalyviams kreiptis į sveikatos priežiūros specialistą, jei kyla kokių nors sveikatos problemų (pvz., jei rezultatai rodo neįprastai aukštą streso hormonų lygį). Vengdami bet kokių teiginių apie ligų išgydymą ar gydymą, užtikriname, kad paslauga lieka už reglamentuojamos medicinos praktikos ribų.
Neinvazinis mėginių paėmimas: Biologinių mėginių (seilių ir plaukų) paėmimo metodai yra neinvaziniai ir mažos rizikos. Tai gali atlikti patys dalyviai arba nemedicininis personalas po trumpo apmokymo. Skirtingai nei kraujo paėmimas ar kitos klinikinės procedūros, nedidelio plaukų mėginio nukirpimas ir seilių mėginio pateikimas nereikalauja medicinos licencijos ar specialios klinikinės aplinkos. Tai padeda užtikrinti, kad netyčia neatliekame jokių reglamentuojamų medicininių procedūrų. Dalyviai patys surenka seiles, o plaukų paėmimas (jei padeda personalas) atliekamas paprastomis žirklėmis – tai procedūra, kuriai teisiškai nereikia sveikatos priežiūros specialisto.
Ne medicininiai prietaisai ir įrankiai: Mūsų naudojami įrankiai (pvz., „Firstbeat“ širdies ritmo / EKG monitorius) yra sveikatingumo prietaisai, skirti fizinės būklės ir streso stebėsenai, o ne medicinos prietaisai širdies ligoms diagnozuoti. Pagal reglamentų apibrėžimus, produktas yra medicinos prietaisas tik tada, jei jis skirtas medicininiams tikslams, pavyzdžiui, ligoms diagnozuoti ar gydyti. „Firstbeat“ naudojame tik streso ir gyvenimo būdo rodikliams stebėti, kurie nepatenka į medicinos prietaisų reglamentavimo sritį. Paprastai seilių, plaukų mėginių paėmimui ar „Firstbeat“ širdies ritmo monitoriui nereikia jokio vietos patvirtinimo, kai „Sapiens“ veikia ne ES/EEE šalyse, nes jie nėra parduodami ar naudojami kaip medicininės diagnostikos priemonės.
Atitiktis vietos reglamentams: Siekdami užtikrinti saugumą, pasitelksime vietos ekspertus arba teisininkus, kad dar kartą patikrintume, ar joks projekto aspektas (pvz., darbas su žmogaus mėginiais, grįžtamojo ryšio apie sveikatą teikimas ar EKG prietaiso naudojimas) nepažeidžia vietos sveikatos priežiūros reglamentų. Jei kiltų abejotinų atvejų (pvz., jei institucijos kortizolio tyrimą priskirtų „sveikatos priežiūros paslaugoms“), imsimės būtinų veiksmų, pavyzdžiui, bendradarbiausime su vietos licencijuotu specialistu arba gausime išimtį. Tačiau kadangi projektas pristatomas kaip savanoriška sveikatingumo intervencija, o ne sveikatos priežiūros paslaugų teikimas, jis neturėtų patekti į vietos medicinos praktikos įstatymų taikymo sritį. Apibendrinant, pabrėžiame, kad numatyta veikla yra šviečiamojo ir prevencinio pobūdžio (streso suvokimas), be gydymo ar klinikinės diagnostikos, todėl nereikia medicinos licencijos ar klinikinių tyrimų patvirtinimų.
Nėra gydytojų: Nors „Sapiens“ dirba buvę gydytojai, jie „Sapiens“ veikloje nedalyvauja kaip gydytojai, o bendradarbiauja kaip sveikatingumo konsultantai. Todėl tarp jų ir klientų nesusiklosto gydytojo ir paciento santykiai, neteikiamos skubios pagalbos paslaugos ir nėra vedami klinikiniai įrašai.
Aiškios taisyklės dėl neįprastų rezultatų: Nors „Sapiens“ rodikliai ir matavimai sukurti taip, kad pagal juos negalima nustatyti klinikinės diagnozės, egzistuoja aiškios taisyklės, kaip elgtis gavus neįprastus šių sveikatingumo ir gyvenimo būdo rodiklių rezultatus. Pavyzdžiui, jei kortizolio lygis yra neįprastai aukštas arba žemas, klientui rekomenduojama kreiptis į gydytoją medicininiam tyrimui. Pats aukštas ar žemas kortizolio lygis nėra jokios diagnozės pagrindas.
Nėra skirta medicininei veiklai: „Sapiens“ paslauga nėra ir niekada nebus laikoma medicinine veikla. Jei pagal vietos įstatymus kuri nors paslaugos dalis būtų pripažinta medicinine veikla, šis komponentas atitinkamame regione bus pašalintas ir (arba) perduotas licencijuotam vietos specialistui (pvz., „Sapiens“ neteikia veninio kraujo tyrimų, tačiau juos gali atlikti vietos licencijuotas specialistas).
Mėginių charakteristikos ir minimalizavimas: Biologiniai mėginiai apsiriboja neinvaziniais seilių ir plaukų mėginiais, skirtais su hormonais susijusiems sveikatingumo rodikliams nustatyti. „Sapiens“ neatlieka genetinių, narkotikų ar jokių kitų medicininių tyrimų, viršijančių nurodytus sveikatingumo rodiklius.

Mėginių saugojimas ir sunaikinimasLaboratorinių mėginių saugojimas ir sunaikinimas vykdomas pagal patvirtintas laboratorijos standartines veiklos procedūras (SVP). Atlikus analizę ir pasibaigus nustatytam trumpalaikio pakartotinio tyrimo laikotarpiui (paprastai <14 dienų), likusi mėginio medžiaga saugiai sunaikinama (kaip biologinės atliekos) ir nėra ilgą laiką saugoma su nesusijusiais tikslais, nebent tam buvo gautas aiškus sutikimas (pvz., moksliniams tyrimams).

Atsakomybės principas: „Sapiens“ aiškiai atskiria sveikatingumo konsultacijas nuo medicininės priežiūros, kad išvengtų klinikinės atsakomybės, susijusios su medicinine diagnostika ar gydymu. Veiklos rizika valdoma protokolais ir dokumentacija: atsakomybės grandine, saugiu duomenų tvarkymu, ribota prieiga, šifravimu, incidentų reagavimo procesais ir oficialiu sutartiniu atsakomybės paskirstymu. Kai klientas atlieka veiksmus vietoje (pvz., plaukų surinkimą), atsakomybė už šią veiklą paskirstoma sutartimi, įskaitant įsipareigojimus laikytis „Sapiens“ protokolų, konfidencialumo reikalavimų, incidentų pranešimo tvarkos ir bendradarbiavimo skundų ar tyrimų atveju. „Sapiens“ išlieka atsakinga už savo duomenų tvarkymo veiklą, ataskaitų rengimą, konsultacijų teikimą bei savo sistemų ir duomenų srautų saugumą. Incidentų atveju „Sapiens“ taiko dokumentais patvirtintus reagavimo procesus ir bendradarbiauja su atitinkamomis šalimis, kaip reikalauja galiojantys teisės aktai.

Duomenų / mėginių surinkimo darbo eigos: Turime tris galimus biologinių mėginių surinkimo būdus, ir kiekvienas iš jų turi įtakos duomenų srautui bei atsakomybei:

Dalyvių savarankiškas surinkimas: Dalyviai gali patys surinkti mėginius namuose. Mes jiems išsiųsime rinkinius, kuriuose bus instrukcijos, seilių mėgintuvėlis (kortizoliui) ir priemonės nedidelei 3 cm plaukų sruogai iš pakaušio nukirpti. Kiekvienas rinkinys turės unikalų ID kodą (6 raidžių anoniminį kodą), kurį dalyvis naudos mėginiams žymėti vietoj savo vardo. Tada dalyvis mėginius išsiųs atgal naudodamas iš anksto adresuotą saugią siuntų pakuotę arba paliks juos nurodytame pašto skyriuje. Šis metodas užtikrina asmeniškumą ir konfidencialumą, nes mėginys žymimas tik kodu, o dalyvio tapatybė mūsų įrašuose susiejama tik per tą kodą.
„Sapiens“ darbuotojų atliekamas surinkimas (vietoje): Alternatyviai „Sapiens“ darbuotojai gali vykti į kliento ar vartotojų šalį ir surinkti mėginius iš dalyvių (pvz., suplanuotos sesijos metu). Šiuo atveju mūsų darbuotojai paims seilių mėginius (dalyviai patys spjauna į mėgintuvėlius) ir vietoje nukirps plaukų mėginius. „Sapiens“ darbuotojai nedelsdami paženklins kiekvieną mėginį dalyvio anoniminiu ID kodu, užregistruos jį ir užtikrins jo saugumą. Mėginiai lieka „Sapiens“ žinioje ir yra rankomis pristatomi arba kurjeriu išsiunčiami atgal į Vokietiją analizei. Mes vis tiek paprašysime dalyvių užpildyti sutikimo formą ir ID kodavimo lapą, kad su mėginiais nekeliautų jokie asmens duomenys.
Surinkimas, kurį atlieka klientas arba susiję darbuotojai: Viena iš galimybių – plaukų mėginius surenka apmokyti vietos darbuotojai (pvz., iš bendradarbiaujančio kliento pusės). Ši galimybė pasirenkama tik tuo atveju, jei to aiškiai pageidauja klientas. Pavyzdžiui, tyrimų asistentas gali nukirpti ir surinkti plaukų sruogas iš dalyvių. Tokiu atveju procedūra išlieka nemedicininė, nes neatliekami jokie invaziniai veiksmai. Kliento darbuotojai vadovautųsi „Sapiens“ pateiktais protokolais: naudotų iš anksto priskirtus kodus, žymėtų ir plombuotų mėginius bei pildytų žurnalą. Tada jie arba perduotų mėginius „Sapiens“ personalui, arba suorganizuotų saugų siuntimą į Vokietijos laboratoriją pagal šiame dokumente nurodytus standartus. Šiam metodui reikėtų aiškaus susitarimo, kad vietos darbuotojai užtikrins konfidencialumą ir laikysis tinkamo tvarkymo taisyklių. Jei šis būdas naudojamas, užtikrinsime, kad vietos surinkėjai pasirašytų konfidencialumo susitarimus ir būtų supažindinti su privatumo bei tvarkymo procedūromis.

Biosiuntų gabenimas: Seilės, plaukai ir kiti biologiniai mėginiai siunčiami per „DHL Express“ arba kaip „DHL Packages“ (ne vokuose), naudojant privalomą trigubą pakuotę pagal IATA skysčių gabenimo taisykles, ir pažymimi kaip „Exempt Human Specimen“ (išimtiniai žmonių mėginiai). Siuntos turi tikslias muitinės deklaracijas ir apima visus reikiamus eksporto/importo dokumentus. Dėl mėginių stabilumo atliekant steroidinių hormonų analizę, pristatymo metu siuntoms nereikalingas temperatūros režimas. Mėginiai žymimi tik užšifruotu anoniminiu ID ir juose nėra nurodytas tiriamojo asmens vardas ar buvimo vieta. Trigubą pakuotę sudaro sandari išorinė pakuotė, standi išorinė pakuotė, „exempt specimen“ etiketė, siuntėjo informacija (šiuo atveju siuntėjas yra „Sapiens Health & Performance GmbH“, siekiant apsaugoti vartotojo tapatybę), muitinės sąskaita faktūra (jei reikia) bei sugeriančios/amortizuojančios medžiagos. Siunčiami biologiniai mėginiai (dažniausiai seilės arba plaukai) klasifikuojami kaip „Exempt Human Specimen“ dėl šių priežasčių:

Mėginys siunčiamas ne infekcinės ligos diagnozavimo tikslais
Tikimybė, kad mėginyje yra infekcinių agentų, yra maža
Vartotojas nėra pacientas, turintis ligos istoriją, simptomus ar kitas svarbias aplinkybes, todėl rizika, kad mėginyje yra infekcinė medžiaga, yra maža

Atsakomybės grandinė: Kiekvienas mėginys yra iš anksto paženklintas užšifruotu anoniminiu ID, kad būtų užtikrintas atsekamumas. Seiles surenka patys dalyviai; plaukus gali surinkti patys dalyviai, „Sapiens“ darbuotojai arba, susitarus, kliento darbuotojai, laikydamiesi „Sapiens“ nurodymų. Kiekvienas perdavimo etapas (surinkimas, plombavimas, siuntos perdavimas, gavimas, priėmimas laboratorijoje) yra dokumentuojamas. „Sapiens“ tvarko šį atsakomybės grandinės žurnalą „Excel“ pagrindu veikiančioje stebėjimo lentelėje, saugomoje saugioje „Microsoft Azure“ / „Microsoft 365“ infrastruktūroje (ES). Bet koks nukrypimas (pvz., pažeista pakuotė, trūkstama etiketė, neatitikimas, vėlavimas) užfiksuojamas incidentų žurnale ir tvarkomas pagal „Sapiens“ incidentų valdymo darbo eigą.

‍